Eingangspostverarbeitung

Alles ist immer
und überall für jeden verfügbar

E-Mail und Papier-Post – Aus zwei mach eins

Die zentrale Aufgabe besteht dabei darin, diese beiden Postarten effizient zu integrieren, zu verteilen und zu archivieren.


Alles ist immer und überall für jeden verfügbar
 
Darüber hinaus beschleunigt die Eingangspostverarbeitung von d.velop die Zustellung und Bearbeitung Ihrer Post, verringert die Liege- und Transportzeiten, sorgt für einen sofortigen Workflow, ermöglicht die effiziente Planung Ihrer Ressourcen, erhöht die Servicequalität und führt letztlich zu beachtlichen Kostensenkungen. Und last but not least: Eine automatische Lastverteilung sorgt dafür, dass der Workload gleichmäßig auf Ihre Mitarbeiter verteilt wird – auf Wunsch sogar unter Berücksichtigung individueller Krankheits- oder Urlaubszeiten.
Przetwarzanie korespondencji przychodzącej

Die digitale Eingangspostverarbeitung von d.velop beschleunigt und optimiert die komplette Prozesskette, welche ein eingehendes Dokument im Unternehmen durchläuft.

Schema eingangspostverarbeitung

Połączenie wszystkich mediów

Zwecks Zusammenführung von Post- und E-Mail-Dokumenten werden die Papierdokumente samt Anhang direkt nach Posteingang eingescannt, klassifiziert, zur Gewinnung zusätzlicher Informationen inhaltlich ausgelesen und dem zuständigen Mitarbeiter automatisch in dessen Bildschirm-Postkorb zugestellt. So gehen Rechnungen beispielsweise direkt an die Buchhaltung und Ausschreibungen direkt an den Vertrieb. Dabei lassen sich auch unstrukturierte Informationen anhand von Kundennummer, Auftragsnummer, Postleitzahl oder ähnlichen Eigenschaften zielgenau steuern. Darüber hinaus legt die Einganspostverarbeitung von d.velop alle Daten gemeinsam mit dem jeweiligen Dokument automatisch im zentralen digitalen Archiv ab.

Perfekt in Form und Funktion

Der Betrieb der Eingangspostverarbeitung von d.velop erfolgt in der bestehenden DMS- bzw. ECM-Infrastruktur mit zertifizierten Schnittstellen z.B. zu SAP. Die Archivierung selbst gewährleistet dank langfristig verfügbarer und revisionssicherer Dateiformate wie PDF/A oder TIFF die zuverlässige Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen und gesetzlicher Anforderungen an die digitale Datenhaltung. Damit alle Dokumente – egal, auf welchem Weg sie ins Unternehmen gelangen – bei Bedarf zentral und unmittelbar zur Verfügung stehen, lässt sich der Funktionsumfang der d.velop Eingangspostverarbeitung mittels der Module E-Mail-Management, elektronisches Vertragsmanagement und digitale Eingangsrechnungsverarbeitung jederzeit nahtlos an Ihren individuellen Bedarf anpassen.

Und das sind Ihre Vorteile

• Einfache und schnelle Bearbeitung der gesamten postalischen und elektronischen Eingangspost direkt am Arbeitsplatz
• Automatische digitale Dokumentenverteilung – auch standortübergreifend.
• Geringer Kosten- und Pflegeaufwand dank lernfähiger Technologie.
• Einfaches Monitoring der Prozesse über ein einziges Werkzeug.
• Effizientere Ressourcenauslastung, geringere Vorgangskosten.
• Schnelle Implementierung, sofortige Einsatzbereitschaft.
• Höhere Auskunftsfähigkeit, bessere Servicequalität.
• Hohe Transparenz durch unterschiedliche Reports.
• Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen.
• Kontinuierliche Optimierung im Betrieb.