Przetwarzanie korespondencji przychodzącej

Cała korespondencja firmy
w jednym medium elektronicznym.

Oferta przetwarzania korespondencji przychodzącej polega przede wszystkim na połączeniu ze sobą wiadomości e-mail oraz wiadomości otrzymanych drogą tradycyjną, w formie papierowej. Głównym jego celem jest przyspieszenie doręczenia i opracowania wiadomości, wyeliminowanie ich zalegania oraz umożliwienie natychmiastowej reakcji i wydajnego rozplanowania zasobów. Dzięki zintegrowanemu procesowi następuje automatyczny rozkład obciążenia obowiązkami pomiędzy pracowników (nawet z uwzględnieniem indywidualnych zwolnień lekarskich i urlopów!).

Przetwarzanie korespondencji przychodzącej
Przetwarzanie korespondencji przychodzącej

Jakie są zalety przetwarzania korespondencji?

Przetwarzanie korespondencji przychodzącej to doskonały sposób na proste i szybkie opracowanie zarówno poczty tradycyjnej, jak i elektronicznej oraz na automatyczne rozdzielenie dokumentów zgodnie z ich przeznaczeniem: do oddziałów przedsiębiorstwa, pracowników znajdujących się poza biurem itd. Dzięki nowoczesnym technologiom oraz zautomatyzowanemu procesowi mogą Państwo znacznie wydajniej wykorzystywać wszystkie zasoby, jednocześnie nie ponosząc dużych kosztów. Zróżnicowane raportowanie zapewnia większą przejrzystość, a tym samym – łatwiejsze zapoznawanie się z informacjami oraz prostszą kontrolę nad działaniami firmy. To także lepsza jakość usług oraz znacznie wyższy poziom kompetencji informacyjnej pracowników. Dla kompleksowego efektu proces ten można połączyć z cyfrowym zarządzaniem dokumentami. A to wszystko… zgodnie z wszelkimi wymogami regulacji prawnych!

Jak działa przetwarzanie korespondencji?

W celu połączenia dokumentów poczty tradycyjnej i e-maili bezpośrednio po wejściu poczty przychodzącej, dokumenty papierowe wraz z załącznikami zostają zeskanowane, zaklasyfikowane, sczytane i posortowane dla pozyskania dodatkowych informacji, a następnie automatycznie dostarczone do skrzynki pocztowej na ekranie komputera odpowiedniego pracownika. Przykładowo: faktury kierowane są bezpośrednio do księgowości, natomiast informacje o przetargach – do działu sprzedaży. Przy tym również informacje nieustrukturyzowane docierają precyzyjnie do celu na podstawie numeru klienta, numeru zlecenia, kodu pocztowego czy też innych danych. Ponadto moduł przetwarzania korespondencji przychodzącej d.3 składa automatycznie wszystkie dane razem z danym dokumentem w centralnym archiwum cyfrowym.