Zarządzanie
umowami

Szansa dla Państwa przedsiębiorstwa.

Zarządzanie umowami to proces o znaczeniu krytycznym dla przedsiębiorstwa. Może nieść ze sobą wiele wyzwań. Ważne jest, aby zorganizować najróżniejsze działy o najróżniejszych zadaniach wokół osi całego cyklu życia umowy. Wszystkie działy posiadają przy tym jedną wspólną cechę – przejrzystość jest kluczem do sukcesu.

Przy pomocy modułu zarządzania umowami jako centralnym ośrodkiem działań związanych z umowami, każdy uprawniony dział uzyskuje, w dowolnym miejscu i czasie, szybki i przejrzysty dostęp do istniejących umów, z których każda egzystuje tylko w jednym oryginale. Obszerne opcje  podglądu z wygodnymi funkcjami analitycznymi wydobywają dla Państwa ważne informacje z zasobu umów i pozwalają na pewne i bezpieczne zarządzanie terminami.

Zarządzanie umowami
Zarządzanie umowami

Jak działa moduł zarządzania umowami?

Jedną z podstawowych funkcji systemu zarządzania umowami jest administrowanie terminami i okresami umów. Do każdej umowy można przypisać termin jej wygaśnięcia lub rozwiązania  wraz z częstotliwością ponownego zawarcia. System przypomina Państwu wtedy z odpowiednim wyprzedzeniem o konieczności przedłużenia umowy lub jej rozwiązania.  Sama umowa w ostatniej, najnowszej  wersji udostępniana jest automatycznie do wglądu wraz z całą odnośną dokumentacją.    

Moduł zarządzania umowami umożliwia przetwarzanie przypadków w obrębie teczki danej umowy oraz pozwala na wiążącą, centralną standaryzację procesów w skali całego przedsiębiorstwa: od inicjacji, aż po wypowiedzenie i archiwizację umów.  Możliwe jest również zaimplementowanie odsyłaczy do podprocesów wyższego i niższego rzędu, takich jak postępowania przetargowe lub teczki projektów. W ramach zdefiniowanych faz umowy użytkownik otrzymuje poprzez zadania wsparcie w efektywnej organizacji swojej pracy. Czy to pre-ustrukturyzowane procesy, czy też raczej elastycznie ukształtowane check-listy i zadania ad-hoc – Państwo sami podejmują decyzję o stopniu elastyczności, w razie potrzeby również zależnie od statusu lub rodzaju umowy. Ponadto, system konsoliduje magazyn umów, administrację umowami, jak również zarządzanie terminami w jednym, centralnym systemie i integruje się przy tym płynnie za pomocą nowoczesnych technologii z wiodącymi systemami, takimi ERP, CRM lub system zarządzania pocztą e-mail.

W przypadku braku zastosowania cyfrowego zarządzania, najczęściej stosowanym środkiem do monitorowania przebiegu pracy i terminów związanych z daną umową są arkusze MS-Excel. Wynikają z tego pewne zagrożenia:

• umowy powiązane są tylko z danym działem przedsiębiorstwa lub niepotrzebnie multiplikowane 

• praco- i czasochłonne poszukiwania 

• nieaktualny stan informacji 

• niewłaściwa baza danych do przeprowadzenia analiz w skali całego przedsiębiorstwa 

• nieprzestrzeganie terminów umów 

• niski potencjał redukcji kosztów