Zarządzanie
umowami

Szansa dla Państwa przedsiębiorstwa.

Zarządzanie umowami to proces o krytycznym znaczeniu dla przedsiębiorstwa. Może nieść ze sobą wiele wyzwań – dlatego ważne jest, aby zorganizować najróżniejsze działy o zróżnicowanych zadaniach wokół osi całego cyklu życia umowy. Wszystkie działy posiadają przy tym jedną wspólną cechę: przejrzystość. To ona jest kluczem do sukcesu.

Przy pomocy modułu zarządzania, jako centralnym ośrodkiem działań związanych z umowami, każdy uprawniony dział uzyskuje – w dowolnym miejscu i czasie – szybki i przejrzysty dostęp do istniejących umów, z których każda istnieje tylko w jednym, oryginalnym egzemplarzu. Obszerne opcje podglądu z wygodnymi funkcjami analitycznymi wydzielają dla Państwa ważne informacje z zasobu umów i pozwalają na pewne oraz bezpieczne zarządzanie terminami.

Zarządzanie umowami
Zarządzanie umowami

Jak działa moduł zarządzania umowami?

Jedną z podstawowych funkcji systemu zarządzania umowami jest administrowanie terminami i okresami umów. Do każdej umowy można przypisać termin jej wygaśnięcia lub rozwiązania wraz z częstotliwością ponownego jej zawierania. System przypomina wtedy Państwu z odpowiednim wyprzedzeniem o konieczności przedłużenia umowy lub jej rozwiązania. Najnowsza wersja umowy udostępniana jest automatycznie do wglądu wraz z całą przypisaną do niej dokumentacją.    

Moduł zarządzania umowami umożliwia przetwarzanie przypadków w obrębie teczki danej umowy oraz pozwala na wiążącą, centralną standaryzację procesów w skali całego przedsiębiorstwa: od inicjacji, aż po wypowiedzenie i archiwizację umów. Możliwe jest również zaimplementowanie odsyłaczy do podprocesów wyższego i niższego rzędu, takich jak postępowania przetargowe lub teczki projektów. W ramach zdefiniowanych faz umowy użytkownik otrzymuje, poprzez zadania, wsparcie w efektywnej organizacji swojej pracy. Czy to pre-ustrukturyzowane procesy, czy też raczej elastycznie ukształtowane check-listy i zadania ad-hoc – to Państwo podejmują decyzję o stopniu elastyczności, w razie potrzeby również zależnie od statusu lub rodzaju umowy. Ponadto system konsoliduje magazyn umów, administrację umowami, jak również zarządzanie terminami w jednym, centralnym systemie i integruje się przy tym płynnie za pomocą nowoczesnych technologii z wiodącymi systemami, takimi ERP, CRM czy system zarządzania pocztą e-mail.

W przypadku braku zastosowania cyfrowego zarządzania, najczęściej stosowanym środkiem do monitorowania przebiegu pracy i terminów związanych z daną umową są arkusze MS-Excel, z czego wynikają pewne zagrożenia:

• umowy powiązane są tylko z danym działem przedsiębiorstwa lub niepotrzebnie multiplikowane;

• praco- i czasochłonne poszukiwania;

• nieaktualny stan informacji;

• niewłaściwa baza danych do przeprowadzenia analiz w skali całego przedsiębiorstwa;

• nieprzestrzeganie terminów umów;

• niski potencjał redukcji kosztów.