Vertragsmanagement

Chance und Risiko für Ihr Unternehmen

Das Management von Verträgen ist ein unternehmenskritischer Prozess. Dieser kann eine Menge Herausforderungen mit sich bringen. Es gilt verschiedenste Abteilungen mit unterschiedlichen Aufgabenstellung entlang des gesamten Vertragslebenszyklus zu organisieren. Eines haben alle Abteilungen dabei gemeinsam – Transparenz ist der erfolgsentscheidende Faktor.

Überblick zu jeder Zeit

Mit Hilfe des Moduls Vertragsmanagements als zentrale Drehscheibe vertragsrelevanter Aktivitäten hat jede berechtigte Abteilung überall und jederzeit schnellen sowie transparenten Zugriff auf bestehende Verträge, von denen es nur ein Original gibt. Umfangreiche Übersichten mit komfortablen Auswertungsfunktionen heben die für Sie relevanten Informationen aus dem Vertragsbestand hervor und erlauben ein sicheres Fristenmanagement.

Vertragsmanagement
Vertragsmanagement

Fristenmanagement

Eine der Kernfunktionen ist die Verwaltung von Vertragsfristen.  Zu jedem Vertrag lässt sich detailliert der Ablauftermin mit Wiederholungsfrequenz eintragen. Das System erinnert Sie dann rechtzeitig über Verlängerung oder Kündigung. Der Vertrag in seiner letzten Fassung samt der gesamten Vertragsakte wird automatisch zur Ansicht bereitgestellt.  

Flexibel standardisiert

Das Vertragsmanagement ermöglicht die Bearbeitung von Vorgängen innerhalb der Vertragsakte und erlaubt es, Prozesse unternehmensweit und dennoch zentral, von der Anbahnung bis hin zur Kündigung und Archivierung von Verträgen, verbindlich zu standardisieren. Dabei lassen sich auch Verknüpfungen zu vor- oder nachgelagerten Teilprozessen wie Ausschreibungsverfahren oder Projektakten realisieren. Innerhalb der definierten Vertragsphasen unterstützen Aufgaben den Anwender bei der effektiven Organisation seiner Tätigkeiten. Ob vorstrukturierte Abläufe oder eher flexibel gestaltete Checklisten und Ad-hoc- Aufgaben – über das Maß an Flexibilität entscheiden Sie selbst, bei Bedarf auch abhängig vom Status oder Typ eines Vertrags.

Nahtlos integriert

Das Vertragsmanagement konsolidiert Vertragsablage, Vertragsverwaltung sowie Fristenmanagement in einem zentralen System und integriert sich dabei mit Hilfe moderner Technologie nahtlos in führende Systeme wie ERP, CRM oder E-Mail Client.

Ohne digitales Vertragsmanagement sind Excel-Listen häufig das Mittel der Wahl, um Tätigkeiten und Fristen zu einem Vertrag nachzuverfolgen.

Daraus ergeben sich einige Risiken:

Verträge sind abteilungsbezogen oder redundant organisiert
Aufwändige Recherchearbeiten
Veraltete Informationsstände
Ungeeignete Datenbasis für unternehmensweite Analysen
Verpassen der Vertragsfristen
 Chancen auf Kostensenkungspotentialen gering