Die Digitalisierung und Klassifizierung Ihrer Papierdokumente (Rechnungen, Lieferscheine und ergänzende Dokumente wie Begleitschreiben) ermöglicht Prozessautomatisierungen, die alle Informationen überall und jederzeit verteilbar, einsehbar und kontrollierbar machen. Die damit einhergehende automatische Zuordnung zu den jeweiligen Geschäftsfällen garantiert Ihnen mehr Prozesssicherheit. Und Dokumente sind revisionssicher archiviert.
Diese digitale Archivierung ist dabei allerdings nur dann effizient, wenn die betreffenden Dokumente nach ihrem schnellen und einfachen Scannen automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter verteilt werden können. Dazu müssen die Belege digitalisiert, die Art des Dokuments erkannt und relevante Daten zuverlässig ausgelesen werden.
Ist das der Fall, erübrigt Ihnen die digitale Archivierung eine umständliche manuelle Verschlagwortung, minimiert die Fehleranfälligkeit, verkürzt die Durchlaufzeiten und unterstützt Ihre Mitarbeiter so bei der Abwicklung von Routineaufgaben.
Das alles spart nicht nur Platz, sondern auch bares Geld. Und es macht Ihr Unternehmen schlagkräftiger und damit wettbewerbsfähiger
Anhand der ermittelten Daten werden neu hinzugefügte Dokumente direkt dem jeweiligen Geschäftsvorfall zugeordnet und – der individuellen Ablagestruktur Ihres Unternehmens entsprechend – langfristig und revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Von dort aus stehen sie Ihnen in Ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung: Sie können sie also ohne Medienbruch direkt weiterverarbeiten.
Das alles gilt übrigens nicht nur für Papier-, sondern auch für (z. B. via Textverarbeitung) elektronisch erstellte Dokumente sowie für E-Mails.
Die Möglichkeit, es an jede beliebige Scanhardware anzubinden, macht das Scan- und Klassifizierungstool von d.velop zu einer hoch flexiblen Lösung. Schulungen und Admin-Programme helfen Ihnen dabei, das Tool perfekt einzurichten und zu verwalten.