Proces cyfryzacji dokumentów

Automatyczne skanowanie i klasyfikacja należą
do centralnych funkcji nowoczesnych systemów ECM.

Cyfryzacja dokumentów, inaczej nazywana digitalizacją, to jedna z szerokiego zakresu oferowanych przez nas usług. Jej celem jest ułatwienie, przyspieszenie oraz zwiększenie efektywności Państwa codziennej pracy. Pozwala na automatyzację procesów, która umożliwia dystrybucję, wgląd i kontrolę wszystkich informacji w każdym miejscu i o każdej porze. Otrzymane wiadomości i dokumenty zostają zeskanowane, a następnie poddane procesowi cyfryzacji. Gotowe pliki zostają automatycznie rozpoznane, przyporządkowane do wybranej zakładki według odpowiedniego rozdzielnika oraz przypisane do osoby, która jest za daną sprawę odpowiedzialna. Szybko, łatwo i skutecznie!

Skanowanie i klasyfikacja
Skanowanie i klasyfikacja

Jakie są zalety digitalizacji dokumentów?

Digitalizacja dokumentów to podstawowy, początkowy proces, służący do przygotowania ich odpowiedniej formy w celu dalszego wykorzystania. Dla narzędzia skanująco-klasyfikującego d.3 nie ma znaczenia, czy docierające do Państwa firmy drogą pocztową dokumenty są poddawane procesowi cyfryzacji pojedynczo, czy też pakietami; moduł wspiera wszystkie możliwe scenariusze. W trakcie skanowania dokumenty są automatycznie sprawdzane przy zastosowaniu inteligentnej techniki rozpoznawania tekstu (OCR – Optical Character Recognition). Wszystkie istotne informacje, jak np. nagłówki i pozycje, zostają niezawodnie sczytane, co w dużej mierze automatyzuje ich dalszą atrybutyzację. Automatyczna walidacja wobec zastanych już danych podstawowych zwiększa przy tym dokładność rozpoznawania i zapewnia dokładną klasyfikację.

Na podstawie wykrytych danych, nowo dodane dokumenty zostają przyporządkowane bezpośrednio do odpowiedniej sprawy i – w zależności od indywidualnej struktury magazynu w Państwa przedsiębiorstwie – złożone długoterminowo i bezpiecznie w archiwizacji elektronicznej. Z tego miejsca są w każdej chwili do Państwa dyspozycji na użytkowanej przez Państwa platformie roboczej za jednym naciśnięciem klawisza: mogą więc Państwo bezpośrednio przetwarzać te dokumenty bez zmiany formatów, nośników czy też mediów. Wszystko to dotyczy nie tylko dokumentów w wersji papierowej, lecz także (dzięki zastosowaniu edytorów tekstu) dokumentów wygenerowanych elektronicznie, takich jak e-maile. Narzędzie skanująco-klasyfikujące d.3 współpracuje z dowolnym hardware’m skanującym. Szkolenia i programy dla administratorów będą Państwa wspierać w instalacji narzędzia i perfekcyjnym zarządzaniu nim.