Archiwizacja
elektroniczna

Wszystkie dokumenty w jednym miejscu.

Każdy, kto założył własną działalność gospodarczą wie, jak trudnym i czasochłonnym zadaniem jest dopilnowanie wszystkich obowiązków prawnych. Wiąże się to z olbrzymią ilością dokumentów. Co więcej – większość z nich musi być zatrzymana przez określony czas. Archiwizowanie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Utrzymanie ich w bezpiecznym miejscu, przejrzyście posortowanych przez wiele lat to nie lada wyzwanie. Chcąc ułatwić sobie to zadanie oraz zyskać poczucie bezpieczeństwa i spokoju doskonałym rozwiązaniem jest skorzystanie z usługi przechowywania dokumentów, czyli elektronicznego archiwum !

Ewidencjonowanie dokumentów w systemie archiwizacji to niezwykła oszczędność czasu. Wynika to nie tylko z braku konieczności własnoręcznego drukowania i segregowania, ale również znacznie prostszego wyszukiwania niezbędnych informacji! Działanie archiwizacji cyfrowej funkcjonuje identycznie, jak archiwizacja tradycyjna. Jedyną różnicą jest przechowywanie dokumentów nie na papierze, lecz w wersji cyfrowej. 

Archiwizacja elektroniczna
Archiwizacja elektroniczna

System archiwizacji – do jakich dokumentów?

Całkowicie obojętne, czy chodzi o dokumenty w wersji papierowej, materiały graficzne, dokumenty MS Office czy pisma księgowe – w elektronicznym systemie archiwizacji dokumentów d.3 znajdzie się miejsce na wszystko: cyfrowo, długoterminowo, nieusuwalnie, zgodnie z przepisami i niezależnie od pierwotnego  systemu generującego. Dokumenty zapisane w naszym archiwum elektronicznym w dowolnym momencie mogą być edytowane, badane, przetwarzane, sprawdzane i przekazywane dalej przez uprawnionego pracownika. Ponieważ system odzwierciedla indywidualną strukturę archiwum Państwa przedsiębiorstwa w skali 1 do 1, można wygodnie analizować, opracowywać, sprawdzać, archiwizować ponownie lub rozdzielać wszystkie, nawet wzajemnie powiązane, dokumenty. Na życzenie nawet w pełni automatycznie. Dzięki mobilnemu ECM mają Państwo do niego dostęp nawet w podróży. Obecnie, istnieje już tylko wyłącznie jeden, zapisany w archiwum, niemodyfikowalny dokument. 

Jak działa cyfrowe ewidencjonowanie dokumentów?

Ewidencjonowanie dokumentów następuje automatycznie, nieusuwalnie w dostępnych długofalowo formatach, jak TIFF lub PDF/A i spełnia wszelkie wymogi regulacji prawnych systemu Compliance, zarówno pod kątem przechowywania danych jak i księgowości, dzięki czemu mogą Państwo nawet po dekadach wertować każdy dokument lub zlecić jego automatyczne skasowanie po upływie okresu przechowywania. W przypadku nowych dokumentów tworzenie nowych teczek następuje automatycznie. Również automatycznie następuje powiadamianie o terminach i wymagalnościach.

Elektroniczna archiwizacja d.3 zapewnia Państwu równocześnie dostęp do naszych dalszych rozwiązań, m.in. przetwarzanie faktur przychodzących, zarządzanie umowami czy e-mailami. Dzięki temu, mogą Państwo uzyskać przejrzyste procesy biznesowe,   zgodne z regulacjami prawnymi i zaleceniami systemu compliance oraz nieusuwalne przechowywanie danych na certyfikowanych systemach magazynowania, co pozwala również na redukcję kosztów druku, papieru oraz składowania.