Każdy, kto założył własną działalność gospodarczą wie, jak trudnym i czasochłonnym zadaniem jest dopilnowanie wszystkich obowiązków prawnych. Wiąże się to z olbrzymią ilością dokumentów. Co więcej – większość z nich musi być przechowywana przez określony czas, ponieważ archiwizowanie dokumentów jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Utrzymanie przejrzyście posortowanych dokumentów przez wiele lat w bezpiecznym miejscu to nie lada wyzwanie. Aby ułatwić sobie to zadanie oraz zyskać poczucie bezpieczeństwa i spokoju, doskonałym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usługi przechowywania dokumentów, czyli elektronicznego archiwum!
Ewidencjonowanie dokumentów w systemie archiwizacji to niezwykła oszczędność czasu. Wynika to nie tylko z braku konieczności własnoręcznego drukowania i segregowania, ale również ze znacznie prostszego wyszukiwania niezbędnych informacji. Działanie archiwizacji cyfrowej funkcjonuje identycznie, jak archiwizacji tradycyjnej. Jedyną różnicą jest przechowywanie dokumentów nie na papierze, lecz w wersji cyfrowej.
System archiwizacji – do jakich dokumentów?
Archiwizacja elektroniczna obejmuje zarówno dokumenty w wersji papierowej, jak i materiały graficzne, dokumenty MS Office czy pisma księgowe – w elektronicznym systemie archiwizacji dokumentów d.3 znajdzie się miejsce na wszystko: cyfrowo, długoterminowo, nieusuwalnie, zgodnie z przepisami i niezależnie od pierwotnego systemu generującego. Dokumenty zapisane w naszym archiwum elektronicznym mogą być w dowolnym momencie edytowane, badane, przetwarzane, sprawdzane i przekazywane dalej przez uprawnionego pracownika. Ponieważ system odzwierciedla indywidualną strukturę archiwum Państwa przedsiębiorstwa w skali 1:1, można wygodnie analizować, opracowywać, sprawdzać, archiwizować ponownie lub rozdzielać wszystkie dokumenty, nawet wzajemnie powiązane. Na życzenie – nawet w pełni automatycznie. Dzięki mobilnemu ECM mają Państwo do niego dostęp nawet w podróży. Obecnie istnieje już tylko jeden, zapisany w archiwum, niemodyfikowalny dokument.
Jak działa cyfrowe ewidencjonowanie dokumentów?
Ewidencjonowanie dokumentów następuje automatycznie, nieusuwalnie w dostępnych długofalowo formatach, jak TIFF lub PDF/A i spełnia wszelkie wymogi regulacji prawnych systemu Compliance, zarówno pod kątem przechowywania danych jak i księgowości. Dzięki temu mogą Państwo, nawet po wielu latach, wertować każdy dokument lub zlecić jego automatyczne skasowanie po upływie okresu przechowywania. W przypadku nowych dokumentów tworzenie nowych teczek następuje automatycznie. Również powiadamianie o terminach i wymagalnościach jest wykonywane automatycznie.
Elektroniczna archiwizacja d.3 zapewnia Państwu równocześnie dostęp do naszych dalszych rozwiązań, m.in. przetwarzania faktur przychodzących, zarządzania umowami czy e-mailami. Dzięki temu mogą Państwo uzyskać przejrzyste procesy biznesowe, zgodne z regulacjami prawnymi i zaleceniami systemu compliance oraz nieusuwalne przechowywanie danych na certyfikowanych systemach magazynowania – co pozwala również na redukcję kosztów druku, papieru i składowania.