Zasady tworzenia akt cyfrowych

Postęp technologiczny sprawił, że wiele procesów w firmie podlega optymalizacji i udoskonaleniu. Tak jest m.in. w przypadku tworzenia akt w formie elektronicznej. Tradycyjna dokumentacja na papierze przechodzi do lamusa, a cyfrowa wersja pozwala w jednym miejscu zgromadzić najważniejsze dane.

Elektroniczne akta, czyli nowoczesna organizacja firmy

Aby uzmysłowić sobie, na czym dokładnie polega przewaga akt cyfrowych nad tradycyjnym rozwiązaniem, należy sięgnąć pamięcią wstecz. Jeszcze do niedawna regały niektórych firm uginały się pod ciężarem masywnych segregatorów. Zalegał na nich kurz, a odszukanie niezbędnej informacji pośród wielu teczek potrafiło zająć kilka godzin.

Akta cyfrowe to propozycja, która wychodzi naprzeciw potrzebom nowoczesnego biznesu. Przeglądanie dokumentacji nie stanowi problemu. Wystarczy w wyszukiwarce wpisać odpowiednią frazę, a już po chwili system odnajduje właściwą fakturę lub rejestr zamówień. Elektroniczne teczki mogą być przypisane do konkretnego procesu lub stworzone z myślą o wybranym pracowniku. W ten sposób kierownik działu ma lepszy wgląd w system raportowania.

Schemat tworzenia akt cyfrowych

Oprócz wymienionych zalet, do których warto dołączyć także aspekt bezpieczeństwa przechowywania dokumentacji, warto zwrócić uwagę na prostotę procesu tworzenia akt cyfrowych. Cała procedura obejmuje zaledwie kilka kroków, co znacznie zwiększa efektywność pracy przedsiębiorstwa. Jak to wygląda w praktyce?

Firma przenosi zgromadzone dane do elektronicznego archiwum. Trafić tam mogą także zeskanowane kopie dokumentów papierowych. Oprogramowanie rozpoznaje wszystkie stałe elementy akt i od razu segreguje je do odpowiednich katalogów.  Cyfrowe teczki są chronione przez specjalne zabezpieczenia. Przechowywanie akt w formie elektronicznej jest zatem nie tylko wygodne, ale i istotne z punktu widzenia poufności informacji handlowej.

Dostęp do repozytorium mają wyłącznie wybrane osoby posiadające odpowiednie uprawnienia, nadane przez przełożonych. System rozpoznaje je, po czym pozwala przeglądać, edytować lub dalej udostępniać innym pracownikom. Pliki cyfrowe to wygodny sposób na prowadzenie dokumentacji zwłaszcza w firmach, które zatrudniają kilkaset osób.