Cyfryzacja a digitalizacja dokumentów

Digitalizacja to cały proces przeróbki tradycyjnego, analogowego zasobu na cyfrowy. Składa się on z przygotowania dokumentów, formatowania, zbierania metadanych i udostępniania. Końcowym efektem digitalizacji jest stworzenie cyfrowej kopii dokumentu, który jest dostępny dla innych użytkowników np. poprzez internet lub nośniki pamięci.

Zaletą tego procesu jest to, że dostęp do plików mogą mieć wszystkie osoby lub tylko te, które mają odpowiednie uprawnienia. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na cyfryzację swoich akt, ponieważ niesie to za sobą wiele korzyści. 

Zalety cyfryzacji dokumentów

Jeszcze kilka lat temu pojęcie “biuro” i “archiwum” kojarzyło się z pomieszczeniami wypełnionymi szafkami i segregatorami ze stosem papierów w środku. Dzięki rozwojowi technologicznemu tradycyjny format przechowywania dokumentów znacząco się zmienił, dzięki czemu dzisiaj każdy może w łatwy sposób mieć dostęp do akt. Współczesne archiwa są o wiele lepiej uporządkowane i zabezpieczone, przez co praktycznie nie ma możliwości zgubienia jakiegoś pisma. Co więcej, istnieje możliwość udostępnienia plików wyłącznie uprawnionym osobom.

Dzięki cyfryzacji dokumentów, pracownicy firm nie będą musieli tracić czasu na przeszukiwanie szafek i segregatorów w poszukiwaniu akt. Wystarczy, że taka osoba wyszuka pismo w cyfrowym repozytorium, co zajmuje dosłownie chwilę. Warto zaznaczyć, że w przeciwieństwie do analogowego przechowywania papierów, ich cyfrowe wersje akt nie gubią się i nie ulegają zniszczeniu. Dzięki temu, że coraz więcej firm decyduje się na digitalizację, w Polsce znacznie spadło zużycie papieru. Jest to więc proces, który nie tylko ułatwia przechowywania danych, ale także jest o wiele bardziej ekologiczny i wygodny.