Każdy przedsiębiorca powinien być świadomy nie tylko konieczności prowadzenia szczegółowej dokumentacji związanej z działalnością firmy, ale także czasu archiwizacji poszczególnych akt. Ze względu na charakter dokumentów różni się także wymagany czas ich przechowywania. Można podzielić je na trzy podstawowe grupy: jest to dokumentacja podatkowa, dokumentacja ZUS oraz dokumenty pracownicze.
Dokumentacja podatkowa
W skład dokumentacji podatkowej wchodzą przede wszystkim księgi przychodów i rozchodów. W dalszej kolejności przedsiębiorca musi posiadać sprawozdania z rejestrów VAT, faktur sprzedaży oraz zakupu i innych dowodów księgowych, ewidencją środków trwałych oraz wyposażenia oraz dokumentami inwentaryzacyjnymi. W przypadku dokumentacji podatkowej muszą one być dostępne w firmie przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiła płatność podatku. Oznacza to, że dokumentację podatkową związaną z rokiem 2019, a złożoną w kwietniu 2020 roku, należy przechowywać do końca 2025 roku.
Dokumentacja ZUS
W tej grupie dokumentów znajdują się deklaracje rozliczeniowe, zgłoszeniowe z ZUS oraz dokumentacja korygująca. Od 1 stycznia 2012 czas ten wynosi 5 lat od momentu złożenia ich w wymienionym miejscu. Dokumenty przedstawione do ostatniego dnia 2011 roku obowiązuje stary czas archiwizacji, czyli 10 lat.
Dokumentacja kadrowa
Czas wyjątkowo długi dotyczy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wynosi on 50 lat. Dokumentacja kadrowa zawiera: lista płac, ewidencja czasu pracy oraz akta i teczki osobowe. Jest to bardzo korzystne dla zatrudnionych, którzy często korzystają z niej w momencie obliczania wysokości renty lub emerytury. Czas archiwizacji dokumentów naliczany jest od dnia wygaśnięcia umowy z pracownikiem.
W przypadku każdego rodzaju dokumentacji ważny jest także sposób jej archiwizowania. Powinny one być uporządkowane wg. okresów sprawozdawczych. Dotyczy to także danych umieszczanych na nośnikach elektronicznych, które powinny być uzupełnione o zapasową kopię dla zapewnienia ich bezpieczeństwa.
