Usługi przechowywania dokumentacji – czy warto z nich skorzystać?

Każdy, kto prowadzi własną działalność gospodarczą, wie, jak trudne może być przechowywanie wszelkich dokumentów z nią związanych. Archiwizacja jest jednak obowiązkiem przedsiębiorcy. Może stać się zdecydowanie łatwiejsza, jeśli skorzysta się z profesjonalnej usługi przechowywania dokumentów.

Archiwizowanie odbywa się w sposób elektroniczny, aktualnie najbardziej wygodny i praktyczny. Do niedawna przedsiębiorca musiał przechowywać dokumenty w formie papierowej, co często stwarzało konieczność wygospodarowania osobnego pomieszczenia. Archiwizacja elektroniczna stanowi zatem oszczędność miejsca, które można przeznaczyć na inne, bardziej intratne cele.

Warto dodać, że archiwizacja dokumentów to również oszczędność cennego czasu. Formalności są dodawane do systemu automatycznie, a więc w sposób chronologiczny. Przedsiębiorca nie musi samodzielnie ich układać, a w razie potrzeby – długo szukać. Archiwizacja elektroniczna umożliwia dostęp do dokumentów w wybranym momencie, nawet po minięciu koniecznego okresu przechowywania. Chroni również przed przypadkowym usunięciem dokumentu z systemu.

Na jakiej zasadzie działa elektroniczne przechowywanie dokumentacji?

Nowoczesny, proponowany przez naszą firmę system archiwizacji, pozwala na przechowywanie różnorodnych dokumentów. Mogą być to pliki tekstowe, ale również materiały graficzne i inne. Można je w dowolnym momencie odtworzyć oraz edytować. Archiwizacja elektroniczna polega na automatycznym zapisie wybranych dokumentów w systemie komputerowym. Oznacza to, że nie trzeba ich przechowywać w formie papierowej. Dodatkowo dokumentacji nie da się usunąć przed minięciem terminu określonego przez przepisy prawne.

Dokumentacja może być archiwizowana w formacie PDF, TIFF lub innych, powszechnie dostępnych. System elektroniczny przypisuje dokumenty do danej teczki, zgodnie z terminem sporządzenia lub rodzajem pisma. Może również informować przedsiębiorcę o zbliżających się datach, wydarzeniach oraz obowiązkach prawnych. Jest więc pomocą we wszystkich aspektach pracy z dokumentacją.