Akta prawne regulujące elektroniczny obieg dokumentów

W każdej firmie mamy do czynienia z ogromną liczbą dokumentów, które muszą być przechowywane w określony ustawowo sposób. Kiedyś wszystkie musiały być trzymane w papierowej formie w specjalnie przeznaczonych do tego pomieszczeniach, gdzie pracownicy katalogowali je i segregowali do odpowiednich teczek. Obecnie przedsiębiorcy mają do dyspozycji znacznie wygodniejszy sposób na ich przechowywanie. Przepisy prawne stają się coraz bardziej przyjazne dla przedsiębiorców, dzięki czemu coraz więcej dokumentów może być przechowywane w formie elektronicznej. Specjalnie z myślą o firmach borykających się z problemem dużej liczby dokumentów powstał system informatyczny, który służy do zarządzania obiegiem dokumentów i zadań. Nazywamy go elektronicznym obiegiem dokumentów i jest to doskonałe narzędzie ułatwiające i usprawniające pracę, a także sprawiające, że firma będzie iść z duchem czasów, przechodząc na elektronizację przeprowadzanych w niej procesów.

Jakie dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej?

Prawo reguluje przede wszystkim to, jakie dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Są to: osobowe akta pracownicze, księgi rachunkowe albo podatkowe, dowody księgowe (czyli faktury), kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe, dokumenty kadrowe (np. wnioski, dokumenty rekrutacyjne), delegacje, dokumentacja lekarska (np. zwolnienia i zaświadczenia) i listy płac. Przedsiębiorca ma również prawo do przechowywania w formie elektronicznej wszystkich kopii dokumentów, które oryginalnie powstały właśnie w tej formie.

Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów jest dobrym rozwiązaniem?

Dzięki tej nowoczesnej usłudze przedsiębiorstwo ma łatwiejszy dostęp do wszystkich informacji i dokumentów, które dotyczą zarówno realizowanych projektów i zadań, zakupionych urządzeń, klientów firmy, jak i wielu innych zagadnień. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów koszty operacyjne są zredukowane, praca w przedsiębiorstwie przebiega sprawniej, zapewniony jest płynny przepływ informacji, a przeprowadzane w firmie procesy mogą być sprawdzane na każdym etapie realizacji. Dokumenty przechowywane w formie elektronicznej są też doskonale chronione, dzięki czemu nie ma ryzyka zagubienia ich czy przypadkowego wyrzucenia.

Co na to prawo?

Prawo zezwala na przechowywanie dokumentacji w systemie mieszanym. Oznacza to, że pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie tradycyjnej (papierowej), wyłącznie w formie elektronicznej albo w obu tych formach równocześnie. Ustawa z początku 2019 roku o elektronizacji pracowniczych akt osobowych daje pracodawcom wybór, w jaki sposób chcą przechowywać owe dokumenty oraz nakłada na nich obowiązek opatrywania każdego dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź pieczęcią elektroniczną przedsiębiorstwa. Dzięki temu potwierdzona będzie zgodność wersji elektronicznych z papierowymi oryginałami.