Archiwizacja cyfrowa a tradycyjna

Każdy przypomina sobie atmosferę starych bibliotek i urzędów, w których to półki uginały się pod naciskiem tysiąca segregatorów i teczek. Znalezienie odpowiedniego dokumentu w tym chaotycznym systemie graniczyło czasem z cudem, a petent musiał czekać wiele godzin, aby otrzymać interesujące go materiały. Prawdziwą rewolucją okazała się archiwizacja cyfrowa, która pozwoliła na dużo skuteczniejsze przechowywanie potrzebnych materiałów.

Oszczędność miejsca

Prowadząc swoje przedsiębiorstwo, istnieje potrzeba archiwizacji dużej ilości dokumentów, które zgodnie z prawem muszą być przechowywane przez określoną liczbę lat. Przy stosowaniu tradycyjnych rozwiązań archiwizacyjnych wymagana jest fizyczna przestrzeń, w której przechowywać się będzie wydrukowane dane. Archiwizacja cyfrowa pozwala na oszczędność miejsca – dokumenty, które zajmowałyby wiele regałów, zmieszczą się na niewielkim twardym dysku. Dzięki tego rodzaju rozwiązaniu nie trzeba wynajmować dodatkowych pomieszczeń. Można także używać biur, które służyły dotąd jako archiwum, w zupełnie innym celu, zgrywając całość firmowej dokumentacji na cyfrowe nośniki pamięci.

Możliwość wyszukiwania materiałów 

Archiwizacja cyfrowa pozwala także na dowolną edycję plików oraz wyszukiwanie potrzebnych w danej chwili materiałów. Przy bardzo dużych, zarchiwizowanych bazach danych ważną sprawą jest możliwość szybkiego znalezienia określonych dokumentów. Nie ma nic gorszego niż wielogodzinne przedzieranie się przez teczki i segregatory w celu znalezienia faktury czy też umowy sprzed kilku lat. Archiwizacja cyfrowa nie generuje kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów i ich drukowaniem. Pozwala także na oszczędność miejsca i możliwość szybkiego odnalezienia potrzebnych materiałów.