Archiwizacja dokumentów krok po kroku

Uporządkowanie zgromadzonych przez lata dokumentów może wydawać się problematyczne, jednak istnieją metody na ich skuteczną archiwizację. W jaki sposób poprawnie archiwizować i katalogować dokumenty, żeby były odpowiednio zabezpieczone oraz proste w odnalezieniu?

W jaki sposób przechowywać dokumenty?

Sposobów na przechowywanie akt jest kilka: poczynając od stalowych konstrukcji, na których ustawiane są tony segregatorów, aż po nowoczesne rozwiązanie: elektroniczną archiwizację dokumentów w specjalnie przygotowanym do tego systemie archiwizacji. Narzędzia wykorzystywane do magazynowania dokumentów to jedno, ale ważne jest ich uporządkowanie i sortowanie. 

Podział tematyczny dokumentów

Na początku należy podzielić dokumenty ze względu na tematykę, której dotyczą, np.: umowy, aneksy, faktury, rozporządzenia itd. Najlepszym rozwiązaniem jest wypracowanie własnego systemu znaczników dla wskazania rodzaju dokumentów i trzymać się sortowania alfabetycznego. Do każdej teczki czy segregatora można dopisać hasłowo jej zawartość, żeby ułatwić manualne poszukiwania danego dokumentu.

Kopie zapasowe

Archiwizacja dokumentów przebiega szybciej w systemie elektronicznym. Ważne w tym przypadku jest tworzenie kopii zapasowych dla ochrony dokumentów w razie awarii sprzętu komputerowego. Zapis elektroniczny może obejmować między innymi księgi rachunkowe, kopie dokumentów kasowych czy sprawozdania finansowe. 

Uporządkowana dokumentacja wpływa na komfort pracy, obsługi klienta oraz współpracy z kontrahentami. Archiwizacja i digitalizacja aktów oznacza szybki dostęp do potrzebnych dokumentów, sprawny przepływ informacji oraz spójność w katalogowaniu dokumentów w przyszłości.