Cyfrowa archiwizacja dokumentów – procedury

Cyfrowa archiwizacja dokumentów to bardzo korzystne rozwiązanie dla różnego rodzaju podmiotów gospodarczych, ale też dla instytucji publicznych. Szczególnie biorąc pod uwagę coraz większy stopień biurokratyzacji przedsiębiorstw i to, że nie każda firma dysponuje odpowiednim zapleczem mogącym pomieścić wszystkie, ważne dla swojej działalności akta. 

Zastosowania elektronicznych wersji dokumentów

Zdigitalizowane dokumenty mogą być podstawą do tworzenia różnego rodzaju baz danych, które pozwolą na szybsze przygotowywanie raportów czy analiz statystycznych. Obecnie dostępna jest także duża oferta programów, które pozwalają zamienić skan dokumentów na tekst, dzięki czemu łatwiej go przetwarzać i tworzyć bazy. Jest to ważne zwłaszcza dziś, kiedy tak istotny stał się szybki dostęp do informacji. 

Proces archiwizacji dokumentów

Dokumenty archiwizuje się ze względu na ich przeznaczenie oraz rok powstania. W związku z tym należy przypisywać im odpowiednie kategorie. Np. odrębną kategorię będą stanowić dokumenty księgowe (księgi przychodów i rozchodów, faktury), a inną kadrowe (teczki osobowe pracowników) czy dokumentacja techniczna. Biorąc pod uwagę fakt, że wiele dokumentów stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, należy też odpowiednio je zabezpieczyć i przekazać administrowanie dokumentacją w zaufane ręce. Często należy także przygotować wszystkie wymagane zgody od instytucji takich jak Archiwum Państwowe związane z administrowaniem dokumentów czy brakowaniem ich papierowych wersji. 

Archiwizacji dokumentów dla firm to ważna kwestia

Biorąc pod uwagę liczbę czynności, z którymi wiąże się cyfrowa archiwizacja dokumentacji i złożoność tego procesu, coraz częściej przedsiębiorcy zgłaszają się w tym celu do zewnętrznych firm, które przejmują obowiązki związane z digitalizacją. Pozwala to nie tylko uporządkować dokumentację, ale też podjąć szybkie działanie w wypadku konieczności podejmowania kroków prawnych. Przedsiębiorca, który decyduje się stworzyć elektroniczne archiwum swoich akt, wyprzedza konkurencyjne podmioty, ponieważ może na bieżąco tworzyć analizy i raporty i szybko reagować na zmieniające się trendy. Digitalizacja w coraz większym stopniu staje się standardem i sposobem na sprostanie regułom zmiennego rynku.