Czy podczas przetwarzania faktur elektronicznych są przestrzegane wymagania prawne?

System do przetwarzania faktur elektronicznych to zaawansowane narzędzie pozwalające na zoptymalizowanie wielu procesów wewnątrz przedsiębiorstw. Osoby decyzyjne często rozważają wdrożenie takiego rozwiązania, ale zastanawiają się, czy podczas elektronicznego przetwarzania faktur wszystko odbywa się zgodnie z literą prawa. Warto poznać wszystkie czynniki prawne mogące o tym decydować.

Faktury elektroniczne – aspekty prawne

Jednym z warunków niezbędnych do wystawienia faktury elektronicznej jest akceptacja ze strony odbiorcy. Zgodą może być pismo, ale także e-mail przesłany na adres elektroniczny czy też sam fakt opłacenia należności. Ustawodawca nie określa konkretnej metody, dając możliwość wyboru.

Ukłonem w stronę przedsiębiorców jest również brak narzucanej przez prawo technologii przetwarzania faktur przychodzących lub wychodzących. Należy jedynie zadbać o zapewnienie autentyczności pochodzenia, czytelności i integralności ich treści. Ustawodawca jedynie rekomenduje rozwiązania takie jak bezpieczny podpis elektroniczny bądź elektroniczna wymiana danych (EDI).

Zarówno faktury elektroniczne, jak i papierowe muszą być archiwizowane przez co najmniej 5 lat. Odpowiednie systemy umożliwiają przechowywanie dokumentów w cyfrowej wersji, oferując do nich nieograniczony dostęp, łatwość wyszukiwania oraz analizy.

Dlaczego warto zdecydować się na przetwarzanie faktur elektronicznych?

Dokumenty cyfrowe są odporne na uszkodzenia i nie da się ich zgubić. Zaawansowany system do przetwarzania faktur elektronicznych gwarantuje możliwość zintegrowania ze środowiskiem księgowym oraz systemami ERP, optymalizując liczne procesy oraz zmniejszając ryzyko wystąpienia ewentualnych pomyłek. Obieg danych jest przy tym dużo szybszy i tańszy niż w przypadku papierowych faktur wysyłanych pocztą.