Jak prawidłowo wdrożyć akta elektroniczne?

Prowadzenie firmy wiąże się z produkcją bardzo dużej ilości dokumentów, a czym przedsiębiorstwo jest większe, tym przyrost akt rośnie. W pewnym momencie do ich przechowywania potrzebne są kolejne szafy, regały czy całe pomieszczenia. Rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie akt elektronicznych, które pozwalają na dużo sprawniejsze poszukiwanie określonych dokumentów i oszczędność miejsca. Jak jednak zabrać się za ten proces, aby wykonać go prawidłowo? 

Wybór odpowiedniego systemu

Podstawą jest określenie na początku wdrażania rozwiązań cyfrowych tego, czy akta elektroniczne będą jedyną formą archiwizacji w firmie, czy mają być tylko dopełnieniem opcji tradycyjnych. Warto skorzystać z profesjonalnego systemu wdrażania akt, który automatycznie segreguje zeskanowane materiały do poszczególnych folderów. Samodzielne zabranie się za tak wymagającą czynność jak zmiana archiwizacji z tradycyjnej na cyfrową może okazać się bardzo mozolne i czasochłonne. Skorzystanie z odpowiedniego oprogramowania archiwizacyjnego z naszej oferty usprawnia proces dzięki dedykowanym narzędziom rozpoznawania tekstu i segregowania treści.

Bezpieczeństwo i wygoda

Poza tym, że akta cyfrowe dają duże możliwości swobodnego w nie wglądu, są one także zdecydowanie bezpieczniejszą opcją niż przechowywanie papierowych dokumentów. Akta elektroniczne mają odpowiednie zabezpieczenia i tylko osoby do tego powołane w firmie mogą pozwolić sobie na zarządzanie nimi. W czasach RODO i mocnego dbania o dane osobowe cyfrowy system akt jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem niż walające się na szafkach teczki i segregatory.