Korzyści dla użytkowników i firm płynące z przetwarzania faktur
Każdy system informatyczny wspierający ewidencję dokumentów ma na celu ułatwić zarządzanie dokumentacją, a w tym przeszukiwanie jej, centralizację w jednym miejscu, ale też ochronę przed zagubieniem oraz zniszczeniem. To samo dotyczy systemów, które służą do zarządzania i przetwarzania faktur.
Czym jest przetwarzanie faktur?
Przetwarzanie faktur to proces, który pozwala na automatyzację ich tworzenia oraz dekretowania. Z jednej strony pomaga ograniczyć udział człowieka, ale nie pozostawia go bez możliwości kontroli. Pracownik po zeskanowaniu faktury i rozpoczęcia wprowadzania jej do systemu ma możliwość kontroli danych, umieszczenia jej w konkretnej kategorii oraz ostatecznego zarejestrowania. Pozwala to na zmniejszenie ilości błędów w systemach księgowych. Dzięki temu, że systemy do przetwarzania faktur często mają opcję porównywania ze sobą danych, ułatwiają również ich klasyfikację oraz kategoryzację.
Oszczędność czasu i kosztów
Jedną z korzyści, która nasuwa się jako pierwsza, jest oczywiście oszczędność czasu, ponieważ nie trzeba przeznaczać go na to, aby odszukiwać faktury rozproszone w różnych biurach czy segregatorach. Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć także liczbę osób, które muszą trzymać pieczę nad pracami związanymi z księgowością. Systemy przetwarzania faktur są także bardzo intuicyjne i nie wymagają informatycznego przeszkolenia. Zmniejsza to także koszty związane z eksploatacją sprzętu drukująco-kopiującego oraz materiałów do tego potrzebnych.
Korzyści dla użytkowników
Użytkownicy, którzy korzystają z usług danej firmy, zawsze mogą z kolei liczyć na możliwość ponownego wydania kopii faktury w przypadku jej zagubienia. W związku z tym, że systemy do przetwarzania faktur dają niejednokrotnie możliwość monitorowania płatności, zmniejszają także liczbę kontaktów pomiędzy firmą a klientami, co zdecydowanie ułatwia współpracę. Stosowanie systemu przetwarzania faktur to również wyraz świadomości ekologicznej, ponieważ już dawno udowodniono, że digitalizacja dokumentacji wpływa pozytywnie na ochronę środowiska.
