W jaki sposób przechowywane są dokumenty w archiwum elektronicznym?

Prowadzenie własnej działalności, bez względu na rodzaj branży czy wartość uzyskiwanych przychodów, wymusza na przedsiębiorcach wypełnienie licznych obowiązków prawnych. To z kolei prowadzi do konieczności składowania dużej ilości dokumentów. Doskonałym rozwiązaniem jest skorzystanie z usługi archiwum elektronicznego, które zapewnia nie tylko wysoki komfort użytkowania, ale także sporą oszczędność czasu. 

Jak działa elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Elektroniczne archiwum działa na podobnych zasadach co tradycyjne, z tą różnicą, że dokumenty przechowywane są w wersji cyfrowej, a nie papierowej. W rezultacie wyeliminowana została konieczność własnoręcznego segregowania, a także usprawniony został system poszukiwania pożądanych informacji. 

Ewidencjonowanie dokumentów w formatach TIFF lub PDF/A odbywa się automatycznie i co najważniejsze: w zgodzie z wszelkimi przepisami prawnymi. Wprowadzona do systemu dokumentacja jest nieusuwalna do chwili upływu wymaganego okresu przechowywania. Po jego zakończeniu klienci mogą zlecić jej automatyczne skasowanie. Zakładanie nowych teczek nie stanowi żadnej trudności, gdyż proces ten odbywa się również w sposób automatyczny. Podobnie jest w przypadku informowania klienta o nadchodzących terminach czy powinnościach prawnych. 

Zalety elektronicznej archiwizacji

Poza brakiem konieczności długotrwałego drukowania oraz segregowania dokumentów, elektroniczne archiwum zapewnia również wysoki komfort użytkowania. Zapisane w systemie pliki mogą w dowolnym czasie być analizowane, przetwarzane czy przekazywane dalej. Dodatkowo, elektroniczna archiwizacja może obejmować rozmaite rodzaje dokumentów m.in. w formie papierowej czy materiałów graficznych. Dla przedsiębiorców, którzy pragną mieć dostęp do bazy np. podczas delegacji biznesowej, uruchomiona została również usługa mobilna.