Zarządzanie dokumentami – na czym to polega i w czym pomaga?

Prowadzenie działalności w zakresie jakiejkolwiek branży wiąże się z wytwarzaniem oraz przyjmowaniem pokaźnej ilości dokumentów. Każdy z nich zawiera dane będące nośnikami cennych informacji. Jednak produktywne korzystanie z nich jest możliwe, wówczas, gdy wdrożony zostanie skuteczny system zarządzania dokumentami.

Co oznacza cyfrowe zarządzanie dokumentami?

W każdej firmie powszechny jest przepływ ogromnej ilości dokumentów: faktur, umów, reklamacji, listów intencyjnych. Na równi z papierowymi poświadczeniami czy formularzami cenne są dokumenty występujące w wersji elektronicznej, bazy danych o klientach czy zamówieniach, a zwłaszcza maile. Jednak ich rozproszenie i nieuporządkowanie utrudniają właściwe wykorzystanie istotnych informacji, które zawierają. Nie wspominając o kłopotach związanych ze zniszczeniem dokumentu lub udostępnieniem go niepowołanym osobom. Należy dążyć do uporządkowania ich i zgromadzenia w bezpiecznym miejscu dostępnym dla uprawnionych osób. Profesjonalne administrowanie bazą danych umożliwia wdrożenie cyfrowego systemu zarządzania dokumentami. Dzięki niemu niezbędna dokumentacja trafia w wersji elektronicznej do zasobu znajdującego się na platformie skonsolidowanej zarówno ze strukturą IT jak i z wykorzystywanymi dotychczas oprogramowaniami. Dokumenty występujące w wersji papierowej należy poddać digitalizacji, czyli najczęściej zacząć od zeskanowania, a następnie wprowadzić w odpowiednim formacie do sytemu komputerowego.

Jakie korzyści osiąga się dzięki cyfrowemu zarządzaniu dokumentami?

Wprowadzenie zaawansowanego technologicznie rozwiązania, jakim jest moduł DMS służący do przechowywania i zarządzania dokumentacją, pozawala poprawić wydajność pracy firmy oraz zwiększyć poziom bezpieczeństwa zgromadzonych danych. Dzieje się tak, gdyż moduł DMS zbiera dotychczas rozproszone dokumenty w jedno miejsce, ale też ułatwia z nimi pracę dzięki funkcji kategoryzowania za sprawą odpowiednich opcji. Sortowanie może odbywać się wg różnych porządków, np. chronologicznego, tematycznego, itp. W ten sposób poprawia się w obrębie firmy obieg dokumentów, ponieważ mają do nich dostęp od momentu ich akceptacji wszyscy upoważnieni pracownicy. Za sprawą funkcji archiwizowania i rejestrowania zmian możliwe jest śledzenie historii dokumentu, ale też działań poszczególnych pracowników. Cyfrowe zarządzanie dokumentów oprócz kontroli procesów, wprowadza przede wszystkim istotne ułatwienie i usprawnienie w pracy, ograniczając wykonywanie zbędnych czynności bądź nawet ich dublowanie przez pracowników. Osoby zatrudnione w firmie odczują komfort, gdy natychmiastowy wgląd do potrzebnej dokumentacji nie utrudni im wykonywania obowiązków, a na pewno zaoszczędzi czas. Nie bez znaczenia jest kwestia bezpieczeństwa, gdy dane to cenna informacja, których utrata lub upublicznienie może wiązać się nawet z odpowiedzialnością prawną. Udostępniane systemy gwarantują pokaźny pakiet zabezpieczeń solidniejszych niż najbardziej strzeżony sejf. Warto też pamiętać, iż profesjonalny dostawca usługi cyfrowego zarządzania dokumentacją zapewnia wsparcie podczas wdrażania programu, ale również w późniejszym czasie, w razie jakichkolwiek trudności.