Sposoby zabezpieczania akt cyfrowych
Akta to nieodłączny element każdej firmy. Niezależnie od tego czy jest to mała jednoosobowa działalność gospodarcza, czy duże przedsiębiorstwo zatrudniające wielu pracowników – akta są wszędzie. Im większe jest przedsiębiorstwo, tym więcej akt trzeba przechowywać. Są to dokumenty urzędowe i prawne, które muszą być przechowywane w firmie. Zazwyczaj w każdym biurze można spotkać się z podobnym problemem – piętrzących się w teczkach i segregatorach akt. Te stosy dokumentów zalegają w szafach, na półkach, a także biurkach wielu pracowników. Zastraszająca ilość akt, które trzeba przechowywać, powoduje, że zachowanie w nich należytego porządku graniczy z cudem, a dostęp do nich jest zazwyczaj utrudniony ze względu na bałagan panujący w dokumentacji. Doskonałym rozwiązaniem dla firm jest korzystanie z akt elektronicznych.
Dlaczego warto korzystać z akt cyfrowych?
Akta elektroniczne to cyfrowy odpowiednik dokumentów w wersji papierowej. Elektroniczne teczki mogą być przyporządkowane do poszczególnych pracowników lub procesów przeprowadzanych w firmie. Nowe teczki są tworzone automatycznie, a dokumenty są automatycznie segregowane (na podstawie zawartych w nich informacji) i przydzielane do odpowiednich teczek. Dzięki przechowywaniu akt w wersji cyfrowej w dokumentach firmowych zawsze panuje porządek, a dostęp do nich jest niezwykle szybki i łatwy. Aby uzyskać potrzebną informację, nie trzeba już tracić cennego czasu na przeszukiwanie stert teczek i segregatorów.
W jaki sposób zabezpieczane są akta cyfrowe?
Brak fizycznego kontaktu z dokumentacją, kiedy możemy własnoręcznie wziąć akta do ręki i upewnić się, czy są przechowywane w odpowiednim miejscu, albo czy nie zostały zniszczone, w wielu osobach budzi pewne wątpliwości związane z kwestią ich bezpieczeństwa. Od początku 2019 roku obowiązują w naszym kraju przepisy, które wymagają stosowania odpowiednich zabezpieczeń akt cyfrowych. Dokumenty przechowywane w wersjach cyfrowych są zabezpieczone przed ewentualnym zniszczeniem czy zgubieniem. Są także chronione przed uszkodzeniami. Każdy dokument wprowadzany do elektronicznych teczek jest zapisywany w formacie, który uniemożliwia wprowadzanie w nim zmian. W ten sposób mamy pewność, że akta będą przechowywane w archiwum w niezmienionej formie. Wyjątkiem są sytuacje, gdy np. trzeba wprowadzić rozszerzenie lub adnotacje do umowy.
Nie wszyscy pracownicy mają dostęp do całej dokumentacji. Wybrani pracownicy mają uprawnienia do przeszukiwania tylko tych dokumentów, które są im potrzebne do wykonywania swoich firmowych obowiązków. Za każdym razem, gdy któryś z pracowników przegląda akta cyfrowe, jego wizyta w cyfrowym archiwum jest rejestrowana i zapisywana. Nie ma więc ryzyka, że nieupoważniona osoba uzyska dostęp do akt przedsiębiorstwa, a w razie potrzeby można sprawdzić kto i kiedy przeglądał dane dokumenty.
