Autor: e.volution

Każdy, kto prowadzi własną działalność gospodarczą, wie, jak trudne może być przechowywanie wszelkich dokumentów z nią związanych. Archiwizacja jest jednak obowiązkiem przedsiębiorcy. Może stać się zdecydowanie łatwiejsza, jeśli skorzysta się z profesjonalnej usługi przechowywania dokumentów.

Archiwizowanie odbywa się w sposób elektroniczny, aktualnie najbardziej wygodny i praktyczny. Do niedawna przedsiębiorca musiał przechowywać dokumenty w formie papierowej, co często stwarzało konieczność wygospodarowania osobnego pomieszczenia. Archiwizacja elektroniczna stanowi zatem oszczędność miejsca, które można przeznaczyć na inne, bardziej intratne cele.

Warto dodać, że archiwizacja dokumentów to również oszczędność cennego czasu. Formalności są dodawane do systemu automatycznie, a więc w sposób chronologiczny. Przedsiębiorca nie musi samodzielnie ich układać, a w razie potrzeby – długo szukać. Archiwizacja elektroniczna umożliwia dostęp do dokumentów w wybranym momencie, nawet po minięciu koniecznego okresu przechowywania. Chroni również przed przypadkowym usunięciem dokumentu z systemu.

Na jakiej zasadzie działa elektroniczne przechowywanie dokumentacji?

Nowoczesny, proponowany przez naszą firmę system archiwizacji, pozwala na przechowywanie różnorodnych dokumentów. Mogą być to pliki tekstowe, ale również materiały graficzne i inne. Można je w dowolnym momencie odtworzyć oraz edytować. Archiwizacja elektroniczna polega na automatycznym zapisie wybranych dokumentów w systemie komputerowym. Oznacza to, że nie trzeba ich przechowywać w formie papierowej. Dodatkowo dokumentacji nie da się usunąć przed minięciem terminu określonego przez przepisy prawne.

Dokumentacja może być archiwizowana w formacie PDF, TIFF lub innych, powszechnie dostępnych. System elektroniczny przypisuje dokumenty do danej teczki, zgodnie z terminem sporządzenia lub rodzajem pisma. Może również informować przedsiębiorcę o zbliżających się datach, wydarzeniach oraz obowiązkach prawnych. Jest więc pomocą we wszystkich aspektach pracy z dokumentacją.

W dzisiejszym świecie poczta e-mail stanowi jeden z podstawowych sposobów sprawnej i szybkiej komunikacji. Poczta elektroniczna to niezwykle wygodna usługa internetowa, dzięki której możemy przesyłać napisane przez siebie wiadomości tekstowe albo multimedialne do wybranych odbiorców. Pierwsze e-maile w historii były wysyłane już w latach 60., jednak w tamtych czasach usługa ta mogła być świadczona tylko między użytkownikami tego samego komputera. W latach 70. po raz pierwszy została przesłana między dwoma różnymi komputerami wiadomość tekstowa. Od tego momentu usługa poczty elektronicznej była nieustannie udoskonalana. Współcześnie nie wyobrażamy sobie swojego życia i pracy bez tej formy komunikacji, dzięki której możemy znacznie ograniczyć używanie telefonu.

W pracy za pośrednictwem e-maili kontaktujemy się ze swoimi współpracownikami, klientami i partnerami biznesowymi. W ten sposób wysyłamy im niezbędne informacje, oferty biznesowe, czy materiały albo prezentacje potrzebne do zrealizowania konkretnych zadań. Niestety w skrzynkach odbiorczych pracowników wielu firm panuje przerażający bałagan. Ilość przychodzących wiadomości jest często przytłaczająca i sprawia, że ciężko utrzymać w nich porządek. W takim chaosie informacyjnym łatwo przeoczyć ważną wiadomość, czy przez przypadek skasować istotne dane, a odpisywanie na nadesłane e-maile może zająć pracownikowi wiele godzin. Jak sobie z tym poradzić? Warto skorzystać z usługi zarządzania pocztą e-mail!

Na czym polega zarządzanie pocztą e-mail?

Oferowany przez naszą firmę moduł zarządzania pocztą e-mail, czyli E-Mail-Management (EMM) jest usługą, która zostaje całkowicie zintegrowana z programem służącym użytkownikowi danego komputera do odbioru i wysyłania poczty elektronicznej. Każda odbierana i wysyłana wiadomość zostaje powiązana z pozostałymi danymi, co sprawia, że w każdej chwili mamy łatwy dostęp do wybranych e-maili oraz wszystkich danych związanych z konkretnym procesem. EMM to usługa, dzięki której poczta elektroniczna pracowników będzie segregowana i bezpiecznie archiwizowana. Ważne dla biznesu e-maile wraz z załącznikami zostaną w przejrzysty sposób ułożone w cyfrowych teczkach, które będą przyporządkowane do konkretnych klientów, dostawców albo projektów.

Warto skorzystać także z usługi przetwarzania korespondencji przychodzącej, która ułatwia obsługę zarówno poczty elektronicznej, jak i tradycyjnej. Dzięki zastosowaniu takiego modułu w swojej firmie wszyscy pracownicy w całym przedsiębiorstwie będą mieli zapewniony sprawny i przejrzysty dostęp do wszystkich informacji.

Dlaczego warto skorzystać z zarządzania pocztą e-mail?

Korzystanie z usługi zarządzania pocztą e-mail ma wiele zalet. Największą z nich jest możliwość utrzymania porządku w poczcie elektronicznej pracowników, co zwiększy efektywność ich pracy. Zapisywanie e-maili w archiwum sprawi, że zredukowane zostanie zapotrzebowanie na pamięć serwera poczty elektronicznej, co przełoży się na realne oszczędności. Dzięki EMM firma nie straci już przez przypadek żadnych danych, ponieważ będą one skutecznie zabezpieczone.

W każdej firmie mamy do czynienia z ogromną liczbą dokumentów, które muszą być przechowywane w określony ustawowo sposób. Kiedyś wszystkie musiały być trzymane w papierowej formie w specjalnie przeznaczonych do tego pomieszczeniach, gdzie pracownicy katalogowali je i segregowali do odpowiednich teczek. Obecnie przedsiębiorcy mają do dyspozycji znacznie wygodniejszy sposób na ich przechowywanie. Przepisy prawne stają się coraz bardziej przyjazne dla przedsiębiorców, dzięki czemu coraz więcej dokumentów może być przechowywane w formie elektronicznej. Specjalnie z myślą o firmach borykających się z problemem dużej liczby dokumentów powstał system informatyczny, który służy do zarządzania obiegiem dokumentów i zadań. Nazywamy go elektronicznym obiegiem dokumentów i jest to doskonałe narzędzie ułatwiające i usprawniające pracę, a także sprawiające, że firma będzie iść z duchem czasów, przechodząc na elektronizację przeprowadzanych w niej procesów.

Jakie dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej?

Prawo reguluje przede wszystkim to, jakie dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Są to: osobowe akta pracownicze, księgi rachunkowe albo podatkowe, dowody księgowe (czyli faktury), kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe, dokumenty kadrowe (np. wnioski, dokumenty rekrutacyjne), delegacje, dokumentacja lekarska (np. zwolnienia i zaświadczenia) i listy płac. Przedsiębiorca ma również prawo do przechowywania w formie elektronicznej wszystkich kopii dokumentów, które oryginalnie powstały właśnie w tej formie.

Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów jest dobrym rozwiązaniem?

Dzięki tej nowoczesnej usłudze przedsiębiorstwo ma łatwiejszy dostęp do wszystkich informacji i dokumentów, które dotyczą zarówno realizowanych projektów i zadań, zakupionych urządzeń, klientów firmy, jak i wielu innych zagadnień. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów koszty operacyjne są zredukowane, praca w przedsiębiorstwie przebiega sprawniej, zapewniony jest płynny przepływ informacji, a przeprowadzane w firmie procesy mogą być sprawdzane na każdym etapie realizacji. Dokumenty przechowywane w formie elektronicznej są też doskonale chronione, dzięki czemu nie ma ryzyka zagubienia ich czy przypadkowego wyrzucenia.

Co na to prawo?

Prawo zezwala na przechowywanie dokumentacji w systemie mieszanym. Oznacza to, że pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie tradycyjnej (papierowej), wyłącznie w formie elektronicznej albo w obu tych formach równocześnie. Ustawa z początku 2019 roku o elektronizacji pracowniczych akt osobowych daje pracodawcom wybór, w jaki sposób chcą przechowywać owe dokumenty oraz nakłada na nich obowiązek opatrywania każdego dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź pieczęcią elektroniczną przedsiębiorstwa. Dzięki temu potwierdzona będzie zgodność wersji elektronicznych z papierowymi oryginałami.

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości prowadzonej firmy, musi mierzyć się z wieloma wymogami prawnymi. Jednym z nich jest odpowiednie dokumentowanie procesów podatkowych, sprzedażowych i kadrowych. Dokumenty te muszą być przechowywane przez określony przepisami okres czasu. Wymagane jest przechowywanie ich w chronologicznym porządku, aby w razie potrzeby dostęp do nich był ułatwiony. Do niedawna cała dokumentacja w każdej firmie musiała być archiwizowana w formie papierowej, co przysparzało wielu dodatkowych problemów – w firmie musiało być oddzielne pomieszczenie przeznaczone na archiwum, a także pracownicy, którzy dbali o zachowanie w nim porządku i wymaganej chronologii. Na szczęście w dzisiejszych czasach przedsiębiorcy mogą zdecydować się na korzystanie z nowoczesnej usługi elektronicznej archiwizacji dokumentów. To innowacyjne rozwiązanie pozwala zaoszczędzić dużo przestrzeni w biurze, którą można wykorzystać na realizowanie innych firmowych potrzeb.

Na czym polega elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Elektroniczne archiwum jest bardzo podobne do tego tradycyjnego, ale przechowywane w nim dokumenty nie mają formy papierowej, lecz cyfrową. Dokumenty, które przedsiębiorca wprowadza do systemu, nie mogą być usunięte, aż do momentu, kiedy upłynie czas ich obowiązkowego przechowywania. Dzięki temu zabezpieczeniu nikt nie może przez pomyłkę wyrzucić dokumentu, który wydaje mu się zbędny, a firma jest chroniona przed prawnymi konsekwencjami takiego zdarzenia. Wszystkie dokumenty są archiwizowane automatycznie w formatach takich jak TIFF albo PDF/A. Nowe dokumenty wprowadzane do systemu są automatycznie zapisywane w odpowiednich teczkach. System automatycznie informuje klientów o zbliżających się terminach lub obowiązkach prawnych.

Jakie są zalety korzystania z elektronicznego archiwum?

• Oszczędność czasu.
• Oszczędność miejsca.
• Automatyzacja wprowadzania nowych dokumentów do archiwum.
• Zabezpieczenie wszystkich dokumentów przed przypadkowym usunięciem.
• Możliwość wglądu w dokumenty nawet po upływie obowiązkowego okresu przechowywania.
• Dostęp do dokumentów w dowolnym momencie.
• Możliwość edytowania, przetwarzania, sprawdzania i badania wybranych dokumentów.
• Dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca przebywania dzięki aplikacji mobilnej.
• Możliwość archiwizacji dokumentów w wersji papierowej, materiałów graficznych, dokumentów MS Office oraz pism księgowych.
• Zachowanie wymaganej chronologii, porządku i przejrzystości bez zbędnego wysiłku.

Akta to nieodłączny element każdej firmy. Niezależnie od tego czy jest to mała jednoosobowa działalność gospodarcza, czy duże przedsiębiorstwo zatrudniające wielu pracowników – akta są wszędzie. Im większe jest przedsiębiorstwo, tym więcej akt trzeba przechowywać. Są to dokumenty urzędowe i prawne, które muszą być przechowywane w firmie. Zazwyczaj w każdym biurze można spotkać się z podobnym problemem – piętrzących się w teczkach i segregatorach akt. Te stosy dokumentów zalegają w szafach, na półkach, a także biurkach wielu pracowników. Zastraszająca ilość akt, które trzeba przechowywać, powoduje, że zachowanie w nich należytego porządku graniczy z cudem, a dostęp do nich jest zazwyczaj utrudniony ze względu na bałagan panujący w dokumentacji. Doskonałym rozwiązaniem dla firm jest korzystanie z akt elektronicznych.

Dlaczego warto korzystać z akt cyfrowych?

Akta elektroniczne to cyfrowy odpowiednik dokumentów w wersji papierowej. Elektroniczne teczki mogą być przyporządkowane do poszczególnych pracowników lub procesów przeprowadzanych w firmie. Nowe teczki są tworzone automatycznie, a dokumenty są automatycznie segregowane (na podstawie zawartych w nich informacji) i przydzielane do odpowiednich teczek. Dzięki przechowywaniu akt w wersji cyfrowej w dokumentach firmowych zawsze panuje porządek, a dostęp do nich jest niezwykle szybki i łatwy. Aby uzyskać potrzebną informację, nie trzeba już tracić cennego czasu na przeszukiwanie stert teczek i segregatorów. 

W jaki sposób zabezpieczane są akta cyfrowe?

Brak fizycznego kontaktu z dokumentacją, kiedy możemy własnoręcznie wziąć akta do ręki i upewnić się, czy są przechowywane w odpowiednim miejscu, albo czy nie zostały zniszczone, w wielu osobach budzi pewne wątpliwości związane z kwestią ich bezpieczeństwa. Od początku 2019 roku obowiązują w naszym kraju przepisy, które wymagają stosowania odpowiednich zabezpieczeń akt cyfrowych. Dokumenty przechowywane w wersjach cyfrowych są zabezpieczone przed ewentualnym zniszczeniem czy zgubieniem. Są także chronione przed uszkodzeniami. Każdy dokument wprowadzany do elektronicznych teczek jest zapisywany w formacie, który uniemożliwia wprowadzanie w nim zmian. W ten sposób mamy pewność, że akta będą przechowywane w archiwum w niezmienionej formie. Wyjątkiem są sytuacje, gdy np. trzeba wprowadzić rozszerzenie lub adnotacje do umowy. 

Nie wszyscy pracownicy mają dostęp do całej dokumentacji. Wybrani pracownicy mają uprawnienia do przeszukiwania tylko tych dokumentów, które są im potrzebne do wykonywania swoich firmowych obowiązków. Za każdym razem, gdy któryś z pracowników przegląda akta cyfrowe, jego wizyta w cyfrowym archiwum jest rejestrowana i zapisywana. Nie ma więc ryzyka, że nieupoważniona osoba uzyska dostęp do akt przedsiębiorstwa, a w razie potrzeby można sprawdzić kto i kiedy przeglądał dane dokumenty.

Faktura jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Posiadanie jej warunkuje możliwość odliczenia podatku w niej zawartego, a więc pozwala na realizację zasady neutralności VAT. Wystawianie faktur jest czynnością, do której zobowiązuje się każdy przedsiębiorca wobec innych podmiotów, zakładając działalność gospodarczą. Faktury VAT stanowią pewnego rodzaju udokumentowanie obrotów przedsiębiorcy.

System informatyczny sposobem na zarządzanie fakturami

Bez względu na to, czy mówimy o fakturach właściwych, czy wewnętrznych (czyli dokumentujących zamówienia firmy), muszą one być łatwo dostępne w systemie. Z kolei platforma do ewidencji faktur musi być przejrzysta i dawać możliwość łatwego ich przeglądania oraz zarządzania nimi. 

Proces skanowania faktur

Współczesne systemy do zarządzania fakturami pozwalają ograniczyć ludzką pracę do minimum. Często sprowadza się ona do zeskanowania papierowej faktury, a następnie do jej rejestracji w systemie. Na każdym etapie tej rejestracji pracownik ma możliwość dokonania kontroli poprawności zawartych na fakturze danych. System ma także możliwość tego, aby porównać dane z faktury, jej typ, numer katalogowy itp. z innymi dokumentami, co znacznie przyspiesza kategoryzację. Ostatnim krokiem, który należy do pracownika, jest weryfikacja poprawności oraz rejestracja faktury. 

Optymalizacja czasu pracy z dokumentacją

Nie mniej ważne jest samo śledzenie statusu faktury w systemie, co pozwala na określenie statusu płatności, bez konieczności kontaktowania się z klientami. Systemy zarządzania fakturami to oprogramowania, które rewolucjonizują zarządzanie przedsiębiorstwem i przyspieszają czas pracy. Proces, który wymagał zatrudnienia kilku osób, może dziś być z powodzeniem przeprowadzany przez jedną, dając jej przez cały czas możliwość kontroli danych z faktury lub ewentualnego wycofania jej w przypadku błędów.

Każdy system informatyczny wspierający ewidencję dokumentów ma na celu ułatwić zarządzanie dokumentacją, a w tym przeszukiwanie jej, centralizację w jednym miejscu, ale też ochronę przed zagubieniem oraz zniszczeniem. To samo dotyczy systemów, które służą do zarządzania i przetwarzania faktur. 

Czym jest przetwarzanie faktur?

Przetwarzanie faktur to proces, który pozwala na automatyzację ich tworzenia oraz dekretowania. Z jednej strony pomaga ograniczyć udział człowieka, ale nie pozostawia go bez możliwości kontroli. Pracownik po zeskanowaniu faktury i rozpoczęcia wprowadzania jej do systemu ma możliwość kontroli danych, umieszczenia jej w konkretnej kategorii oraz ostatecznego zarejestrowania. Pozwala to na zmniejszenie ilości błędów w systemach księgowych. Dzięki temu, że systemy do przetwarzania faktur często mają opcję porównywania ze sobą danych, ułatwiają również ich klasyfikację oraz kategoryzację. 

Oszczędność czasu i kosztów

Jedną z korzyści, która nasuwa się jako pierwsza, jest oczywiście oszczędność czasu, ponieważ nie trzeba przeznaczać go na to, aby odszukiwać faktury rozproszone w różnych biurach czy segregatorach. Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć także liczbę osób, które muszą trzymać pieczę nad pracami związanymi z księgowością. Systemy przetwarzania faktur są także bardzo intuicyjne i nie wymagają informatycznego przeszkolenia. Zmniejsza to także koszty związane z eksploatacją sprzętu drukująco-kopiującego oraz materiałów do tego potrzebnych. 

Korzyści dla użytkowników

Użytkownicy, którzy korzystają z usług danej firmy, zawsze mogą z kolei liczyć na możliwość ponownego wydania kopii faktury w przypadku jej zagubienia. W związku z tym, że systemy do przetwarzania faktur dają niejednokrotnie możliwość monitorowania płatności, zmniejszają także liczbę kontaktów pomiędzy firmą a klientami, co zdecydowanie ułatwia współpracę. Stosowanie systemu przetwarzania faktur to również wyraz świadomości ekologicznej, ponieważ już dawno udowodniono, że digitalizacja dokumentacji wpływa pozytywnie na ochronę środowiska.

Jeśli przedsiębiorstwo współpracuje z kontrahentami, to proces sporządzania umów oraz ich realizowania stanowi trzon jego działalności. Warto wówczas zadbać o usprawnienie każdego z tych etapów, na przykład poprzez wdrożenie systemu zarządzania umowami.

Dlaczego warto zgromadzić umowy w jednym miejscu?

Podczas zawierania umowy wiele energii poświęca się na wynegocjowanie najkorzystniejszych warunków. Jednak wypracowanie porozumienie i określenie jego szczegółów to dopiero początek procesu jej realizacji, od której zależy sukces, dalsza współpraca oraz renoma przedsiębiorstwa. Powodzenie zależy często od współpracy wielu osób, które choć zatrudnione w jednej firmie mogą nieraz napotkać na bariery komunikacyjne utrudniające efektywność poszczególnych działań. Dlatego tak ważne jest, by wszyscy pracownicy zaangażowani w sporządzanie i wypełnianie umowy mieli nieograniczony dostęp do jej jedynego oryginalnego egzemplarza od momentu jej sporządzenia poprzez parafowanie oraz pozostałe etapy powiązane z realizacją i ewentualnym przedłużeniem. Jednocześnie dzięki wdrożonemu modułowi zarządzania umowami wszyscy odpowiedzialni za jej wypełnianie będą mieli dostęp do odpowiednio filtrowanych danych oraz innych elementów powiązanych z fazą prac nad umową. Aby zwiększyć skuteczność oddziaływań zespołu, jego członkowie poprzez system zarządzania umowami będą mieli w każdej chwili wgląd do analogicznych dokumentów do celów porównawczo-analitycznych, gdyż jedną z jego zalet jest zdolność koncentracji umów, tworząca bazę umów danej firmy.

Jakie ważne funkcje oferuje system zarządzania umowami?

Efektywność modułu zarządzającego umowami wynika z łatwości zintegrowania stworzonej bazy danych z wykorzystywanymi systemami, np. ERP, CRM czy oprogramowaniem do administrowania pocztą elektroniczną. Ułatwia to tym samym opracowywanie etapów, zwłaszcza, że moduł umożliwia zbudowanie kompletnej teczki umowy zawierającej przejrzysty obraz wszystkich faz umowy wzbogacony o dokumentację z nią powiązaną, np. formularze przetargowe, analizy i raporty, dossier projektu. Moduł pozwala również na rozbudowanie dokumentacji poprzez włączenie kolejnych danych. Jak wiadomo, praca nad umową wymaga z jednej strony synchronizacji akcji, a z drugiej – dogłębnego przeprowadzenia każdego z etapów, ułatwieniem działań jest zakładka zawierająca listę zadań przypisanych do danego etapu lub komunikaty o nadprogramowych działaniach wynikających z aktualnego postępu prac lub nieoczekiwanych sytuacji. Aby skutecznie spiąć cały projekt, pracownicy skorzystają z opcji definiującej termin każdej fazy, ale też finał samej umowy. Wówczas w zależności od postanowień umowa może zostać prolongowana lub rozwiązana i przekazana do archiwizacji. Stosowane protokoły zabezpieczające uniemożliwiają udostępnienie danych z umowy. Natomiast konstrukcja modułu zapewnia kierownictwu firmy wgląd w umowę i poszczególne jej etapy. Wprowadzenie systemu zarządzania umowami od rekomendowanego dostawcy podnosi efektywność pracy firmy, znosi ryzyko nieporozumień wynikające z niedostępności aktualnych danych. Pomaga też uniknąć kosztów, jakie często wiążą się z nieterminowym wywiązywaniem się z umów.