Zarządzanie umowami – na czym to polega?

Jeśli przedsiębiorstwo współpracuje z kontrahentami, to proces sporządzania umów oraz ich realizowania stanowi trzon jego działalności. Warto wówczas zadbać o usprawnienie każdego z tych etapów, na przykład poprzez wdrożenie systemu zarządzania umowami.

Dlaczego warto zgromadzić umowy w jednym miejscu?

Podczas zawierania umowy wiele energii poświęca się na wynegocjowanie najkorzystniejszych warunków. Jednak wypracowanie porozumienie i określenie jego szczegółów to dopiero początek procesu jej realizacji, od której zależy sukces, dalsza współpraca oraz renoma przedsiębiorstwa. Powodzenie zależy często od współpracy wielu osób, które choć zatrudnione w jednej firmie mogą nieraz napotkać na bariery komunikacyjne utrudniające efektywność poszczególnych działań. Dlatego tak ważne jest, by wszyscy pracownicy zaangażowani w sporządzanie i wypełnianie umowy mieli nieograniczony dostęp do jej jedynego oryginalnego egzemplarza od momentu jej sporządzenia poprzez parafowanie oraz pozostałe etapy powiązane z realizacją i ewentualnym przedłużeniem. Jednocześnie dzięki wdrożonemu modułowi zarządzania umowami wszyscy odpowiedzialni za jej wypełnianie będą mieli dostęp do odpowiednio filtrowanych danych oraz innych elementów powiązanych z fazą prac nad umową. Aby zwiększyć skuteczność oddziaływań zespołu, jego członkowie poprzez system zarządzania umowami będą mieli w każdej chwili wgląd do analogicznych dokumentów do celów porównawczo-analitycznych, gdyż jedną z jego zalet jest zdolność koncentracji umów, tworząca bazę umów danej firmy.

Jakie ważne funkcje oferuje system zarządzania umowami?

Efektywność modułu zarządzającego umowami wynika z łatwości zintegrowania stworzonej bazy danych z wykorzystywanymi systemami, np. ERP, CRM czy oprogramowaniem do administrowania pocztą elektroniczną. Ułatwia to tym samym opracowywanie etapów, zwłaszcza, że moduł umożliwia zbudowanie kompletnej teczki umowy zawierającej przejrzysty obraz wszystkich faz umowy wzbogacony o dokumentację z nią powiązaną, np. formularze przetargowe, analizy i raporty, dossier projektu. Moduł pozwala również na rozbudowanie dokumentacji poprzez włączenie kolejnych danych. Jak wiadomo, praca nad umową wymaga z jednej strony synchronizacji akcji, a z drugiej – dogłębnego przeprowadzenia każdego z etapów, ułatwieniem działań jest zakładka zawierająca listę zadań przypisanych do danego etapu lub komunikaty o nadprogramowych działaniach wynikających z aktualnego postępu prac lub nieoczekiwanych sytuacji. Aby skutecznie spiąć cały projekt, pracownicy skorzystają z opcji definiującej termin każdej fazy, ale też finał samej umowy. Wówczas w zależności od postanowień umowa może zostać prolongowana lub rozwiązana i przekazana do archiwizacji. Stosowane protokoły zabezpieczające uniemożliwiają udostępnienie danych z umowy. Natomiast konstrukcja modułu zapewnia kierownictwu firmy wgląd w umowę i poszczególne jej etapy. Wprowadzenie systemu zarządzania umowami od rekomendowanego dostawcy podnosi efektywność pracy firmy, znosi ryzyko nieporozumień wynikające z niedostępności aktualnych danych. Pomaga też uniknąć kosztów, jakie często wiążą się z nieterminowym wywiązywaniem się z umów.