e.volution
  • O nas
  • Oferta
    • Akta cyfrowe
    • Archiwizacja elektroniczna
    • Zarządzanie pocztą e-mail
    • Skanowanie i klasyfikacja
    • Cyfrowe zarządzanie dokumentami
    • Przetwarzanie faktur przychodzących
    • Przetwarzanie korespondencji przychodzącej
    • Zarządzanie umowami
    • Procesy biznesowe – Workflow
    • Cyfrowe doręczanie poczty
    • Zarządzanie jakością
    • Zarządzanie przypadkami
    • Cloud Storage
    • Integracja Microsoft Dynamics NAV/AX
    • Usługi serwisowe
  • Blog
  • Support
  • Kontakt
  • Deutsch
  • English
W jaki sposób działa cyfrowe
5 styczeń 2020

Zarządzanie dokumentami – na czym to polega i w czym pomaga?

e.volution Bez kategorii

Prowadzenie działalności w zakresie jakiejkolwiek branży wiąże się z wytwarzaniem oraz przyjmowaniem pokaźnej ilości dokumentów. Każdy z nich zawiera dane będące nośnikami cennych informacji. Jednak produktywne korzystanie z nich jest możliwe, wówczas, gdy wdrożony zostanie skuteczny system zarządzania dokumentami.

 

Co oznacza cyfrowe zarządzanie dokumentami?

W każdej firmie powszechny jest przepływ ogromnej ilości dokumentów: faktur, umów, reklamacji, listów intencyjnych. Na równi z papierowymi poświadczeniami czy formularzami cenne są dokumenty występujące w wersji elektronicznej, bazy danych o klientach czy zamówieniach, a zwłaszcza maile. Jednak ich rozproszenie i nieuporządkowanie utrudniają właściwe wykorzystanie istotnych informacji, które zawierają. Nie wspominając o kłopotach związanych ze zniszczeniem dokumentu lub udostępnieniem go niepowołanym osobom. Należy dążyć do uporządkowania ich i zgromadzenia w bezpiecznym miejscu dostępnym dla uprawnionych osób. Profesjonalne administrowanie bazą danych umożliwia wdrożenie cyfrowego systemu zarządzania dokumentami. Dzięki niemu niezbędna dokumentacja trafia w wersji elektronicznej do zasobu znajdującego się na platformie skonsolidowanej zarówno ze strukturą IT jak i z wykorzystywanymi dotychczas oprogramowaniami. Dokumenty występujące w wersji papierowej należy poddać digitalizacji, czyli najczęściej zacząć od zeskanowania, a następnie wprowadzić w odpowiednim formacie do sytemu komputerowego.

 

Jakie korzyści osiąga się dzięki cyfrowemu zarządzaniu dokumentami?

Wprowadzenie zaawansowanego technologicznie rozwiązania, jakim jest moduł DMS służący do przechowywania i zarządzania dokumentacją, pozawala poprawić wydajność pracy firmy oraz zwiększyć poziom bezpieczeństwa zgromadzonych danych. Dzieje się tak, gdyż moduł DMS zbiera dotychczas rozproszone dokumenty w jedno miejsce, ale też ułatwia z nimi pracę dzięki funkcji kategoryzowania za sprawą odpowiednich opcji. Sortowanie może odbywać się wg różnych porządków, np. chronologicznego, tematycznego, itp. W ten sposób poprawia się w obrębie firmy obieg dokumentów, ponieważ mają do nich dostęp od momentu ich akceptacji wszyscy upoważnieni pracownicy. Za sprawą funkcji archiwizowania i rejestrowania zmian możliwe jest śledzenie historii dokumentu, ale też działań poszczególnych pracowników. Cyfrowe zarządzanie dokumentów oprócz kontroli procesów, wprowadza przede wszystkim istotne ułatwienie i usprawnienie w pracy, ograniczając wykonywanie zbędnych czynności bądź nawet ich dublowanie przez pracowników. Osoby zatrudnione w firmie odczują komfort, gdy natychmiastowy wgląd do potrzebnej dokumentacji nie utrudni im wykonywania obowiązków, a na pewno zaoszczędzi czas. Nie bez znaczenia jest kwestia bezpieczeństwa, gdy dane to cenna informacja, których utrata lub upublicznienie może wiązać się nawet z odpowiedzialnością prawną. Udostępniane systemy gwarantują pokaźny pakiet zabezpieczeń solidniejszych niż najbardziej strzeżony sejf. Warto też pamiętać, iż profesjonalny dostawca usługi cyfrowego zarządzania dokumentacją zapewnia wsparcie podczas wdrażania programu, ale również w późniejszym czasie, w razie jakichkolwiek trudności.

Co to jest system workflow? Zarządzanie umowami – na czym to polega?

Related Posts

przechowywanie dokumentów

Bez kategorii

Usługi przechowywania dokumentacji – czy warto z nich skorzystać?

poczta e-mail

Bez kategorii

Jak wygląda proces zarządzania pocztą e-mail?

elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwach

Bez kategorii

Akta prawne regulujące elektroniczny obieg dokumentów

Ostatnie wpisy

  • Usługi przechowywania dokumentacji – czy warto z nich skorzystać?
  • Jak wygląda proces zarządzania pocztą e-mail?
  • Akta prawne regulujące elektroniczny obieg dokumentów
  • Elektroniczna archiwizacja dokumentów – oszczędność czasu i miejsca 
  • Sposoby zabezpieczania akt cyfrowych 
e.volution
© e.volution 2019
Impressum
Recepcja
Recepcja

e.volution

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

KRS 0000677137

NIP 6381822385

REGON 366928595

Budynek e.volution zima
Budynek e.volution zima