Elektroniczna archiwizacja dokumentów – oszczędność czasu i miejsca 

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości prowadzonej firmy, musi mierzyć się z wieloma wymogami prawnymi. Jednym z nich jest odpowiednie dokumentowanie procesów podatkowych, sprzedażowych i kadrowych. Dokumenty te muszą być przechowywane przez określony przepisami okres czasu. Wymagane jest przechowywanie ich w chronologicznym porządku, aby w razie potrzeby dostęp do nich był ułatwiony. Do niedawna cała dokumentacja w każdej firmie musiała być archiwizowana w formie papierowej, co przysparzało wielu dodatkowych problemów – w firmie musiało być oddzielne pomieszczenie przeznaczone na archiwum, a także pracownicy, którzy dbali o zachowanie w nim porządku i wymaganej chronologii. Na szczęście w dzisiejszych czasach przedsiębiorcy mogą zdecydować się na korzystanie z nowoczesnej usługi elektronicznej archiwizacji dokumentów. To innowacyjne rozwiązanie pozwala zaoszczędzić dużo przestrzeni w biurze, którą można wykorzystać na realizowanie innych firmowych potrzeb.

Na czym polega elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Elektroniczne archiwum jest bardzo podobne do tego tradycyjnego, ale przechowywane w nim dokumenty nie mają formy papierowej, lecz cyfrową. Dokumenty, które przedsiębiorca wprowadza do systemu, nie mogą być usunięte, aż do momentu, kiedy upłynie czas ich obowiązkowego przechowywania. Dzięki temu zabezpieczeniu nikt nie może przez pomyłkę wyrzucić dokumentu, który wydaje mu się zbędny, a firma jest chroniona przed prawnymi konsekwencjami takiego zdarzenia. Wszystkie dokumenty są archiwizowane automatycznie w formatach takich jak TIFF albo PDF/A. Nowe dokumenty wprowadzane do systemu są automatycznie zapisywane w odpowiednich teczkach. System automatycznie informuje klientów o zbliżających się terminach lub obowiązkach prawnych.

Jakie są zalety korzystania z elektronicznego archiwum?

• Oszczędność czasu.
• Oszczędność miejsca.
• Automatyzacja wprowadzania nowych dokumentów do archiwum.
• Zabezpieczenie wszystkich dokumentów przed przypadkowym usunięciem.
• Możliwość wglądu w dokumenty nawet po upływie obowiązkowego okresu przechowywania.
• Dostęp do dokumentów w dowolnym momencie.
• Możliwość edytowania, przetwarzania, sprawdzania i badania wybranych dokumentów.
• Dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca przebywania dzięki aplikacji mobilnej.
• Możliwość archiwizacji dokumentów w wersji papierowej, materiałów graficznych, dokumentów MS Office oraz pism księgowych.
• Zachowanie wymaganej chronologii, porządku i przejrzystości bez zbędnego wysiłku.