Czy przechowywanie dokumentów w archiwum elektronicznym jest bezpieczne?

Wiele instytucji oraz przedsiębiorstw staje przed wyzwaniem znalezienia odpowiedniego miejsca do przechowania swoich akt. Coraz więcej z nich decyduje się na digitalizowanie ważnej dokumentacji, co niesie za sobą wiele zalet, takich jak natychmiastowy dostęp do dokumentacji i szybkie jej przeszukiwanie. Jednak w dobie coraz większej ilości zagrożeń związanych z cyberatakami nie znikają wątpliwości, co do bezpieczeństwa danych wprowadzanych do systemów informatycznych. 

Zalety elektronicznej archiwizacji dokumentów

Podstawową przewagą archiwum elektronicznego nad tradycyjnym jest taka, że dokumenty nie podlegają czynnikom zewnętrznym, takim jak możliwość ich zniszczenia pod wpływem upływu czasu czy z powodu poważniejszych zagrożeń (zalanie lub pożar). Biorąc pod uwagę coraz więcej norm prawnych, którym podlegają dane wrażliwe, istnieje także wiele sposobów na zabezpieczenie lub zaszyfrowanie dokumentów. 

Systemy elektroniczne, które przechowują dokumentację dają możliwość podglądu, kto przeglądał lub pobierał dany dokument. W związku z tym ingerencja osób niepowołanych w dostęp do archiwum również jest ograniczona do minimum w porównaniu do tradycyjnych sposobów przechowywania dokumentacji. Często są one przechowywane w systemach sieciowych, które wymagają logowania, w związku z tym nie trzeba się obawiać o bezpieczeństwo danych w wypadku uszkodzenia sprzętu lub nośnika danych. 

Pomoc zewnętrznej firmy archiwizującej dane

Coraz częściej przedsiębiorstwa decydują się na pomoc zewnętrznych podmiotów oferujących cyfrową archiwizację danych. Firmy, takie jak nasza, które przechowują dokumenty, posiadają wszelkie zgody związane z administrowaniem zbiorami danych wrażliwych ze strony Archiwum Państwowego czy GIODO w związku z tym są absolutnie uprawnione do tworzenia zasobów elektronicznych.