Jak wygląda proces zarządzania pocztą e-mail?
W dzisiejszym świecie poczta e-mail stanowi jeden z podstawowych sposobów sprawnej i szybkiej komunikacji. Poczta elektroniczna to niezwykle wygodna usługa internetowa, dzięki której możemy przesyłać napisane przez siebie wiadomości tekstowe albo multimedialne do wybranych odbiorców. Pierwsze e-maile w historii były wysyłane już w latach 60., jednak w tamtych czasach usługa ta mogła być świadczona tylko między użytkownikami tego samego komputera. W latach 70. po raz pierwszy została przesłana między dwoma różnymi komputerami wiadomość tekstowa. Od tego momentu usługa poczty elektronicznej była nieustannie udoskonalana. Współcześnie nie wyobrażamy sobie swojego życia i pracy bez tej formy komunikacji, dzięki której możemy znacznie ograniczyć używanie telefonu.
W pracy za pośrednictwem e-maili kontaktujemy się ze swoimi współpracownikami, klientami i partnerami biznesowymi. W ten sposób wysyłamy im niezbędne informacje, oferty biznesowe, czy materiały albo prezentacje potrzebne do zrealizowania konkretnych zadań. Niestety w skrzynkach odbiorczych pracowników wielu firm panuje przerażający bałagan. Ilość przychodzących wiadomości jest często przytłaczająca i sprawia, że ciężko utrzymać w nich porządek. W takim chaosie informacyjnym łatwo przeoczyć ważną wiadomość, czy przez przypadek skasować istotne dane, a odpisywanie na nadesłane e-maile może zająć pracownikowi wiele godzin. Jak sobie z tym poradzić? Warto skorzystać z usługi zarządzania pocztą e-mail!
Na czym polega zarządzanie pocztą e-mail?
Oferowany przez naszą firmę moduł zarządzania pocztą e-mail, czyli E-Mail-Management (EMM) jest usługą, która zostaje całkowicie zintegrowana z programem służącym użytkownikowi danego komputera do odbioru i wysyłania poczty elektronicznej. Każda odbierana i wysyłana wiadomość zostaje powiązana z pozostałymi danymi, co sprawia, że w każdej chwili mamy łatwy dostęp do wybranych e-maili oraz wszystkich danych związanych z konkretnym procesem. EMM to usługa, dzięki której poczta elektroniczna pracowników będzie segregowana i bezpiecznie archiwizowana. Ważne dla biznesu e-maile wraz z załącznikami zostaną w przejrzysty sposób ułożone w cyfrowych teczkach, które będą przyporządkowane do konkretnych klientów, dostawców albo projektów.
Warto skorzystać także z usługi przetwarzania korespondencji przychodzącej, która ułatwia obsługę zarówno poczty elektronicznej, jak i tradycyjnej. Dzięki zastosowaniu takiego modułu w swojej firmie wszyscy pracownicy w całym przedsiębiorstwie będą mieli zapewniony sprawny i przejrzysty dostęp do wszystkich informacji.
Dlaczego warto skorzystać z zarządzania pocztą e-mail?
Korzystanie z usługi zarządzania pocztą e-mail ma wiele zalet. Największą z nich jest możliwość utrzymania porządku w poczcie elektronicznej pracowników, co zwiększy efektywność ich pracy. Zapisywanie e-maili w archiwum sprawi, że zredukowane zostanie zapotrzebowanie na pamięć serwera poczty elektronicznej, co przełoży się na realne oszczędności. Dzięki EMM firma nie straci już przez przypadek żadnych danych, ponieważ będą one skutecznie zabezpieczone.
