Akta cyfrowe – zalety

Stosy dokumentów na biurku. Góry segregatorów na półkach. Morze faktur i rozliczeń w teczkach. Papierologia przyprawia o ból głowy na samą myśl o niej, a przecież można ją przezwyciężyć w jeden prosty sposób. Wystarczy postawić na akta cyfrowe, korzyści płynące z używania ich skusiły już wiele firm.

Często można spotkać się z narzekaniem, że w erze komputerów wciąż dominuje papierkowa robota. Co prawda przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania dokumentów, ale nikt nie zabrania im prowadzenia równolegle cyfrowego archiwum. Takie rozwiązanie nie tylko ułatwia codzienną pieczę nad wszelkimi kartotekami, ale też przyspiesza wszelkie czynności administracyjne. Wystarczy tylko odpowiedzieć sobie na pytanie, co zajmie mniej czasu: przeglądanie segregatorów w poszukiwaniu jednej faktury czy odnalezienie jej po sygnaturze w odpowiednio zdigitalizowanym katalogu?

Inteligentne akta cyfrowe

Elektroniczne archiwa funkcjonują w oparciu o pliki cyfrowe. Najczęściej stanowią je dokumenty przesłane drogą mailową lub skany. Wielką zaletą takiego rozwiązania jest to, że certyfikowany system wyposażony jest w sztuczną inteligencję, dzięki której rozpoznaje on pełen tekst dokumentu i odczytuje jego nagłówki. To z kolei pozwala mu odpowiednio przypisać plik do właściwej transakcji i skatalogować. Dzięki temu w e-katalogach panuje porządek i minimalizuje się ryzyko zgubienia lub utraty cennych pism.

Ponadto akta cyfrowe obsługują dokumenty w wielu formatach, co wpływa na wygodę korzystania z systemu. Nie ma potrzeby konwertowania plików do najpopularniejszych formatów, a nawet jeśli się ich otrzyma całą paczkę, to system i tak zajmie się ich sortowaniem. To samo odbywa się w przypadku skanowania – takie dokumenty także podlegają automatycznemu sortowaniu i archiwizowaniu.

Oszczędność pieniędzy i praca zdalna

Wszelkie powyższe zalety cyfrowego systemu wpływają głównie na usprawnienie pracy w kartotekach przedsiębiorstw. Tymczasem akta cyfrowe pozwalają także zaoszczędzić pieniądze! Związane jest to ze zmniejszonymi kosztami druku np. kopii dokumentów, które przy elektronicznym archiwum są zbędne. Oto jakie jeszcze zalety wynikają z korzystania z akt cyfrowych:

• zgodność z prawem – przechowywanie cyfrowe dokumentów spełnia wszystkie wymogi regulacji prawnych;
• zmniejszenie ryzyka popełnienia błędów, które jest większe przy tradycyjnym katalogowaniu dokumentów;
• możliwość pracy zdalnej – akta cyfrowe można przeglądać w każdym miejscu, nie tylko w siedzibie firmy;
• zwiększenie skuteczności pracy – nie trzeba tracić czasu na poszukiwanie dokumentów w segregatorze, można mieć je w mgnieniu oka i zająć się pracą;
• możliwość powiązania ze sobą dokumentów – to pozwala m.in. na ich edycję lub rozpowszechnianie.

Korzyści wiele, ryzyka wcale. Cyfrowe akta wprowadzają do przedsiębiorstw to, czego nikt wcześniej nie miał – możliwość przerzucenia całej papierkowej roboty w przestrzeń komputerową.