Ewidencjonowanie dokumentów – zasady prowadzenia ewidencji

W każdej firmie niezwykle ważne jest zachowanie ciągłości różnego rodzaju dokumentacji bieżącej oraz archiwalnej. Celem prowadzenia ewidencji dokumentacji jest określenie liczby akt, stanu, kompletności oraz pogrupowanie ich w kategorie. Prowadzenie ewidencji jest ważne w przypadku np. kontroli różnego rodzaju organów, ale także dostęp do różnego rodzaju danych podczas projektowaniu strategii rozwoju. 

Proces tworzenia metadanych i systemu kategorii

Poza samą digitalizacją dokumentu poprzez jego zeskanowanie i wprowadzenie do komputera nadaje się mu metadane. Jest to szereg informacji związanych z charakterem dokumentu, przeznaczeniem, datą powstania itp. Operacja ta znacznie ułatwia np. odnalezienie konkretnych danych w systemie. Aby ewidencjonowanie dokumentów i zarządzanie nimi było jeszcze bardziej skuteczne muszą one podlegać ścisłej kategoryzacji wg rozbudowanego klucza. Każda firma wyróżnia dokumenty związane np. ze sprawami kadrowymi, urlopami, listami obecności czy teczkami osobowymi pracowników, co pozwala na zachowanie kontroli nad aktami i zachowanie porządku archiwum.

System zintegrowany z infrastrukturą komputerową

Obecnie istnieją także możliwości zintegrowania systemu ewidencjonującego dokumentację z innymi elementami infrastruktury IT w firmie. Pozwala to na szybkie przeszukiwanie elektronicznego archiwum, ale także na zachowanie informacji związanych z wykorzystywaniem poszczególnych akt i datą przeglądami. 

Ochrona i kontrola dostępu do dokumentacji

Systemy elektroniczne do cyfrowego zarządzania dokumentacją charakteryzują się również wieloma poziomami ochrony, dzięki czemu można przypisywać poszczególne kategorie danych odpowiedzialnym za nie pracownikom, co zmniejsza prawdopodobieństwo dostępu do nich osób niepowołanych. Każda firma, której zależy na skutecznym zarządzaniu dużą ilością danych, powinna także dbać o bezpieczeństwo ich wykorzystywania.