e.volution
  • O nas
  • Oferta
    • Akta cyfrowe
    • Archiwizacja elektroniczna
    • Zarządzanie pocztą e-mail
    • Skanowanie i klasyfikacja
    • Cyfrowe zarządzanie dokumentami
    • Przetwarzanie faktur przychodzących
    • Przetwarzanie korespondencji przychodzącej
    • Zarządzanie umowami
    • Procesy biznesowe – Workflow
    • Cyfrowe doręczanie poczty
    • Zarządzanie jakością
    • Zarządzanie przypadkami
    • Cloud Storage
    • Integracja Microsoft Dynamics NAV/AX
    • Usługi serwisowe
  • Blog
  • Support
  • Kontakt
  • Deutsch
  • English
Przechowywanie dokumentów
26 lipiec 2019

Archiwizacja dokumentów krok po kroku

e.volution Bez kategorii

Uporządkowanie zgromadzonych przez lata dokumentów może wydawać się problematyczne, jednak istnieją metody na ich skuteczną archiwizację. W jaki sposób poprawnie archiwizować i katalogować dokumenty, żeby były odpowiednio zabezpieczone oraz proste w odnalezieniu?

W jaki sposób przechowywać dokumenty?

Sposobów na przechowywanie akt jest kilka: poczynając od stalowych konstrukcji, na których ustawiane są tony segregatorów, aż po nowoczesne rozwiązanie: elektroniczną archiwizację dokumentów w specjalnie przygotowanym do tego systemie archiwizacji. Narzędzia wykorzystywane do magazynowania dokumentów to jedno, ale ważne jest ich uporządkowanie i sortowanie. 

Podział tematyczny dokumentów

Na początku należy podzielić dokumenty ze względu na tematykę, której dotyczą, np.: umowy, aneksy, faktury, rozporządzenia itd. Najlepszym rozwiązaniem jest wypracowanie własnego systemu znaczników dla wskazania rodzaju dokumentów i trzymać się sortowania alfabetycznego. Do każdej teczki czy segregatora można dopisać hasłowo jej zawartość, żeby ułatwić manualne poszukiwania danego dokumentu.

Kopie zapasowe

Archiwizacja dokumentów przebiega szybciej w systemie elektronicznym. Ważne w tym przypadku jest tworzenie kopii zapasowych dla ochrony dokumentów w razie awarii sprzętu komputerowego. Zapis elektroniczny może obejmować między innymi księgi rachunkowe, kopie dokumentów kasowych czy sprawozdania finansowe. 

Uporządkowana dokumentacja wpływa na komfort pracy, obsługi klienta oraz współpracy z kontrahentami. Archiwizacja i digitalizacja aktów oznacza szybki dostęp do potrzebnych dokumentów, sprawny przepływ informacji oraz spójność w katalogowaniu dokumentów w przyszłości. 

W jaki sposób przechowywane są dokumenty w archiwum elektronicznym? Cyfrowe zarządzanie dokumentami – wszystko, co musisz o tym wiedzieć

Related Posts

przechowywanie dokumentów

Bez kategorii

Usługi przechowywania dokumentacji – czy warto z nich skorzystać?

poczta e-mail

Bez kategorii

Jak wygląda proces zarządzania pocztą e-mail?

elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwach

Bez kategorii

Akta prawne regulujące elektroniczny obieg dokumentów

Ostatnie wpisy

  • Usługi przechowywania dokumentacji – czy warto z nich skorzystać?
  • Jak wygląda proces zarządzania pocztą e-mail?
  • Akta prawne regulujące elektroniczny obieg dokumentów
  • Elektroniczna archiwizacja dokumentów – oszczędność czasu i miejsca 
  • Sposoby zabezpieczania akt cyfrowych 
e.volution
© e.volution 2019
Impressum
Recepcja
Recepcja

e.volution

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

KRS 0000677137

NIP 6381822385

REGON 366928595

Budynek e.volution zima
Budynek e.volution zima