e.volution
  • O nas
  • Oferta
    • Akta cyfrowe
    • Archiwizacja elektroniczna
    • Zarządzanie pocztą e-mail
    • Skanowanie i klasyfikacja
    • Cyfrowe zarządzanie dokumentami
    • Przetwarzanie faktur przychodzących
    • Przetwarzanie korespondencji przychodzącej
    • Zarządzanie umowami
    • Procesy biznesowe – Workflow
    • Cyfrowe doręczanie poczty
    • Zarządzanie jakością
    • Zarządzanie przypadkami
    • Cloud Storage
    • Integracja Microsoft Dynamics NAV/AX
    • Usługi serwisowe
  • Blog
  • Support
  • Kontakt
  • Deutsch
  • English
Archiwum elektroniczne
1 lipiec 2019

W jaki sposób przechowywane są dokumenty w archiwum elektronicznym?

e.volution Bez kategorii

Prowadzenie własnej działalności, bez względu na rodzaj branży czy wartość uzyskiwanych przychodów, wymusza na przedsiębiorcach wypełnienie licznych obowiązków prawnych. To z kolei prowadzi do konieczności składowania dużej ilości dokumentów. Doskonałym rozwiązaniem jest skorzystanie z usługi archiwum elektronicznego, które zapewnia nie tylko wysoki komfort użytkowania, ale także sporą oszczędność czasu. 

Jak działa elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Elektroniczne archiwum działa na podobnych zasadach co tradycyjne, z tą różnicą, że dokumenty przechowywane są w wersji cyfrowej, a nie papierowej. W rezultacie wyeliminowana została konieczność własnoręcznego segregowania, a także usprawniony został system poszukiwania pożądanych informacji. 

Ewidencjonowanie dokumentów w formatach TIFF lub PDF/A odbywa się automatycznie i co najważniejsze: w zgodzie z wszelkimi przepisami prawnymi. Wprowadzona do systemu dokumentacja jest nieusuwalna do chwili upływu wymaganego okresu przechowywania. Po jego zakończeniu klienci mogą zlecić jej automatyczne skasowanie. Zakładanie nowych teczek nie stanowi żadnej trudności, gdyż proces ten odbywa się również w sposób automatyczny. Podobnie jest w przypadku informowania klienta o nadchodzących terminach czy powinnościach prawnych. 

Zalety elektronicznej archiwizacji

Poza brakiem konieczności długotrwałego drukowania oraz segregowania dokumentów, elektroniczne archiwum zapewnia również wysoki komfort użytkowania. Zapisane w systemie pliki mogą w dowolnym czasie być analizowane, przetwarzane czy przekazywane dalej. Dodatkowo, elektroniczna archiwizacja może obejmować rozmaite rodzaje dokumentów m.in. w formie papierowej czy materiałów graficznych. Dla przedsiębiorców, którzy pragną mieć dostęp do bazy np. podczas delegacji biznesowej, uruchomiona została również usługa mobilna. 

Jak prawidłowo wdrożyć akta elektroniczne? Archiwizacja dokumentów krok po kroku

Related Posts

przechowywanie dokumentów

Bez kategorii

Usługi przechowywania dokumentacji – czy warto z nich skorzystać?

poczta e-mail

Bez kategorii

Jak wygląda proces zarządzania pocztą e-mail?

elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwach

Bez kategorii

Akta prawne regulujące elektroniczny obieg dokumentów

Ostatnie wpisy

  • Usługi przechowywania dokumentacji – czy warto z nich skorzystać?
  • Jak wygląda proces zarządzania pocztą e-mail?
  • Akta prawne regulujące elektroniczny obieg dokumentów
  • Elektroniczna archiwizacja dokumentów – oszczędność czasu i miejsca 
  • Sposoby zabezpieczania akt cyfrowych 
e.volution
© e.volution 2019
Impressum
Recepcja
Recepcja

e.volution

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

KRS 0000677137

NIP 6381822385

REGON 366928595

Budynek e.volution zima
Budynek e.volution zima